ONG Raes recrute un Responsable des achats

Pour des communautés qui s’informent, se mobilisent et agissent.

Présentation du RAES

Créée en 2004, RAES est une ONG sénégalaise créatrice de stratégies innovantes pour le changement de comportement en Afrique et qui agit comme un hub de mise en relation des partenaires et programmes internationaux, les médias et les sociétés civiles locales. RAES forme, appuie et accompagne les acteurs locaux et les communautés à avoir accès à l’information et à mettre des solutions adaptées à leurs problèmes.

Vision du RAES 

Avoir des communautés qui s’informent, se mobilisent et agissent sur leur avenir, individuellement et collectivement.

Mission du RAES

• Promouvoir le changement social et un environnement propice à une prise de décision individuelle et collective éclairée, fondée sur une information libre, appropriée et complète.

Mission et champs de responsabilité du poste

• La tâche principale du responsable des achats est de mettre en œuvre et de surveiller le processus approprié lié à l’attribution des contrats et à la réalisation de produits ou de services essentiels au fonctionnement normal de l’organisation et de ses activités. Il devra faire le choix suivant.
• Maintenir ou mettre à jour le processus de passation des marchés du RAES ;
• Proposer des plans d’affaires, créer et maintenir des tableaux de bord pertinents pour le marketing ;
• Effectuer une diligence raisonnable pour valider le plan de passation des marchés (PPM) de chaque projet en collaboration avec les équipes de projet ou de programme concernées ;
• Les PPM totaux du projet seront combinés pour créer les PPM annuels totaux du RAES ; assurer le respect des directives du marché en suivant les directives des donateurs et les spécifications PPM acceptées ;
• Veiller à ce que les fichiers de marché soient correctement tenus manuellement et électroniquement ; 
• Fournir des rapports mensuels et trimestriels sur le PPM total et son traitement;
• Préparer les dossiers d’appels d’offres, les plannings d’appels d’offres et les impressions ;
• Recevez des devis, des offres ou des candidatures et planifiez des tests sous la supervision de votre gestionnaire ;
• Participer aux séances d’ouverture des offres, analyser et suivre l’exécution des procès-verbaux de sélection ;
• Préparer les accords relatifs aux marchés publics et au marché ;
• S’assurer que les bons de commande et les contrats des fournisseurs ou des prestataires de services sont soumis et signés ;
• Créer un dossier complet pour envoyer le financement pour paiement ; Veiller à ce que les registres d’approvisionnement soient conservés physiquement et électroniquement;

• Préparer les rapports d’achat mensuels ;
• Organiser la formation des employés sur le processus d’approvisionnement. Assurer une bonne communication/coordination entre les opérations de logistique et d’approvisionnement ;
• Valider les listes RAES annuelles.
• Supervise le développement, la sécurité et la maintenance du campus ;

Gestion des fournisseurs et des commandes

• Identifier les fournisseurs et les classer (NINEA, RC, RIB, Status, ETC).
• Compléter et mettre à jour continuellement les bases de données des fournisseurs et des prestataires de services ;
• Sous la supervision des officiers de la RAF ou de la division, tenir des réunions régulières avec les fournisseurs et les prestataires de services pour partager les politiques et procédures du RAES ;
• Expédiez aux fournisseurs approuvés et suivez les expéditions des fournisseurs.
• Relations organisationnelles clés
• Supérieur hiérarchique : directeur financier ;
• Relations de travail : avec l’ensemble du personnel des ONG, notamment avec les services administratifs, financiers et administratifs ;
• Relations externes : Avec les fournisseurs, prestataires et partenaires de l’industrie.

Profil

Connaissances expérience

Compétences techniques

Aptitude à la
gestion du travail en équipe et à l’encadrement

valeur et savoir-être

• Niveau Bac + 5 en gestion des achats, Logistique ou équivalent validé par un diplôme ;
• Expérience professionnelle d’au moins 7 ans dans la gestion des achats et passation de marchés en ONG
• Expérience dans la maîtrise des procédures des projets financés par AFD
• Connaissance du marché des fournisseurs
• Connaissance du secteur et l’environnement des affaires
• Maîtrise des techniques d’achats
• Maîtrise des techniques de négociation commerciale
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
• Bonnes notions en anglais pour les échanges avec les partenaires anglophones.
• Faculté à communiquer avec autrui / en s’adaptant à ses interlocuteurs. Esprit de travail collectif et force de
• proposition dans la préparation, la mise en œuvre et le suivi des processus de travail au sein d’une équipe.
• Capacité à se rendre disponible en cas de besoin (soirs, week-end) Capacité à collecter et à diffuser l’information à sa hiérarchie, à ses collaborateurs et à ses partenaires.
• Facilité de contact avec autrui
• Faculté à communiquer en s’adaptant à ses interlocuteurs. Esprit de travail collectif dans la préparation, la mise en œuvre et le suivi des processus de travail au sein d’une équipe.
• Capacité à se rendre disponible en cas de besoin.
• Capacité à collecter et à diffuser l’information à sa hiérarchie, à ses collaborateurs et à ses partenaires.

Autres requis

Intégrité, Honnêteté, Conscience professionnelle, Sens de l’organisation, Ouverture et accessibilité, proactivité, flexibilité, esprit d’équipe. Soif d’apprendre et de partager ses connaissances.

Comment postuler ?

Les personnes intéressées doivent fournir un CV , incluant 3 références, ainsi qu’une lettre de motivation décrivant leur formation, leurs expériences et compétences et pourquoi elles pensent être les mieux placées pour ce poste.
Le dossier de candidature doit être envoyé à l’adresse suivante : recrutement@ongraes.org avec dans l’objet du mail la référence de l’offre : Recrutement Responsable des Achats.

Seules les personnes présélectionnées seront contactées.

“RAES lutte contre toute forme d’exploitation, d’abus et de harcèlement sexuel ainsi que la maltraitance des enfants et des personnes vulnérables et accorde une importance capitale à l’égalité des chances” .