Titre du Poste : Procurement Assistant (Agent Assistant d’Achat).
- Durée : Une année renouvelable
- Lieu du poste : Dakar, Senegal
- Type de poste : National CDD
- Coordonner les processus d’approvisionnement pour les aligner sur les politiques du fournisseur d’actifs et de FHI 360.
- Assurer une conformité constante tout au long du cycle du processus d’approvisionnement.
- Préparer, maintenir et maintenir les dossiers d’achat, les rapports et les listes de prix pour tous les départements
- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour planifier ou accélérer les livraisons, résoudre les défauts, les livraisons manquées ou retardées et garantir le respect des conditions contractuelles et des exigences commerciales.
- Comparez les prix, les spécifications et les dates de livraison pour trouver les meilleures offres parmi les fournisseurs
- Assurez-vous que le bon de commande est rédigé et signé dans les délais et vérifier les factures avec les comptes de paiement
- Créer et mettre à jour le suivi des fournisseurs mensuellement
- Suivre pleinement les SOP liées aux achats et émettre des alertes en temps opportun si nécessaire pour aligner les pratiques sur les SOP existantes.
- Suivre les bons de commande et les contrats selon diverses échéances ou dates et évaluer les changements ou modifications, les pénalités, etc.
- Assurer la livraison des ententes d’urbanisme avec les entreprises locales
- Aider à l’élaboration et à l’examen des plans d’affaires et des politiques liés aux achats.
- Allez catégoriser tous les types dans SharePoint sans exception
- Soutenir le renouvellement annuel des listes de fournisseurs existantes
- Veiller à ce que le processus d’approvisionnement, de la demande au paiement, soit honoré et approuver le financement à payer.
- soutenir la formation ainsi que les politiques et procédures pour le personnel et les installations ;
- Participer à l’évaluation préalable des bénéficiaires potentiels, en particulier à l’examen des procédures
- financières, comptables et administratives pour le contrôle des fonds et des dépenses, y compris les rapports et les autorisations appropriés
- S’assurer de la conformité totale avec les politiques d’achat de l’entreprise et les règlements applicables de l’USAID ;
- Appuyer le recrutement des consultants des projets- dans le respect des procédures de FHI360 et des bailleurs.
- Assister son superviseur dans tout le processus de gestion des appels d’offres de prestation de service ; de la réception de la demande d’appel à candidature au choix du ou des fournisseurs ;
- S’assurer que toutes les étapes de la chaine ont été exécutées (Procéder aux différentes vérifications nécessaires, participer au dépouillement, à la présélection, à l’évaluation des candidats, et à l’élaboration des documents y relatifs (purchase, , PV etc.) ;
- Effectuer d’autres tâches assignées.
- Baccalauréat en administration des affaires, gestion des achats ou de la chaîne d’approvisionnement, administration publique ou domaine connexe.
- Minimum de 3 ans d’expérience en gestion des achats, de préférence dans des projets de développement financés par des donateurs
- Connaissance démontrée des procédures de passation des marchés et des réglementations des donateurs
- Connaissance des stratégies d’approvisionnement
- Capacité à travailler avec du personnel et des partenaires multiculturels et géographiques
- Excellentes compétences en communication et compétences en rédaction de rapports
- Élaborer une stratégie et un plan
- soyez honnête et moral ;
- Démontre une capacité à travailler en équipe et de manière autonome ;
- Leadership, polyvalence et intégrité démontrés;
- Une expérience de travail dans des ONG est un atout. ;
- Oral professionnel, compétences en alphabétisation en français, compétences linguistiques en anglais de préférence.
