Contexte
Bioforce recrute un stagiaire pour son bureau en Afrique basé à Dakar (Sénégal) afin d’assister dans la gestion des candidatures.
Votre rôle central sera d’assister la Coordinatrice de Planification et Recrutement dans le traitement des candidatures pour les formations dirigées par Bioforce en Afrique de l’Ouest et centrale.
Quels sont les avantages de ce poste ? Des activités diversifiées visant à renforcer les compétences des intervenants en réponse aux crises humanitaires, beaucoup d’interactions humaines, le tout dans un contexte international, stimulant et riche en valeurs.
Activités
Sous la responsabilité la de Coordinatrice Planification et Recrutement, vous aurez pour missions de :
Gestion des formateurs
Appuyer la gestion des candidatures des formateurs :
- Répondre aux sollicitations des postulants
- Examiner chaque candidature des formateurs.
- Soutenir la gestion administrative des candidats
- Communiquer les informations aux candidats : Intégration de l’e-mail.
- Veiller à la gestion administrative des factures et des paiements.
- Soutenir la gestion des éléments transversaux associés au rôle de responsable du recrutement.
- Stockage des candidatures (réservoirs, refusées)
- Assister dans la mise en place des comités de recrutement des instructeurs.
- Assister dans la mise en place de formations pour formateurs.
- Assister aux rencontres hebdomadaires de l’équipe.
- Participer à l’évaluation des formations en rassemblant les informations dans la base de données sollicitée par le responsable.
Gestion apprennants
Appuyer la gestion des postulants :
- Répondre aux demandes des candidats
- S’assurer du respect des délais de paiement auprès des candidats et les relancer.
Participer à la gestion administrative et financière des postulants
- Mettre à jour les documents administratifs et financiers des formations compétences (lettre d’admission …)
- Gestion des bons de commande (suivi, réception, relance et enregistrement)
- Transmettre les informations et documents aux postulants : lettre d’admission, inscription, RIB, processus de paiement
- Etablir les factures proforma
Appuyer la gestion des aspects transversaux en lien avec la fonction :
- Il est nécessaire de communiquer régulièrement la liste des inscrits aux responsables de l’inscription.
- Informer hebdomadairement le responsable de la communication sur le taux de remplissage des séances.
- Solliciter chaque semaine le service Communication pour obtenir une publication d’alerte concernant le remplissage de la formation.
- Effectuer une surveillance de la conformité des informations FCP présentes sur le site web et transmettre les constats au département Communication.
- Assister aux rencontres d’équipe chaque semaine.
- Transmettre un compte rendu mensuel des formations effectuées au Coordinateur des FCP
- Participer à l’évaluation des sessions de formation en collectant les informations POP requises par la personne responsable.
Profil souhaite.
Connaissances & expériences
- Une expérience d’au moins 2 ans sur des postes similaires.
- Vous connaissez l’environnement de la formation.
- Vous avez une très bonne maîtrise des outils Bureautique (Word, Excel, libre office) et une bonne capacité d’apprentissage dans l’utilisation de logiciels de gestion.
- Bon niveau en Anglais (écrit et oral) apprécié.
- Porter un intérêt pour le secteur de l’action humanitaire sera un avantage et une source de motivation vous concernant.
Formation
Vous disposez d’un niveau BAC+2 Gestion Administrative et financière et/ou RH.
Qualités
- Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), à l’écoute et êtes force de proposition.
- Vous savez faire preuve de patience, de pédagogie et vous savez vous rendre disponible.
- Vous avez un véritable esprit d’équipe.
Statut
Stage de 6 mois
Localisation
Dakar-Sénégal.
Merci de transmettre votre CV (4 pages maximum) et votre lettre de motivation par mail à rhcfba@bioforce.org , à l’attention du Responsable des Fonctions Supports en indiquant en objet la référence 25007 et l’intitulé de l’offre de stage.
