Finalité du poste
La gestion efficace de la fonction de chaîne d’approvisionnement conformément aux processus de World Vision pour soutenir la mise en œuvre en temps opportun des programmes/projets de World Vision aura le plus grand impact sur l’amélioration des processus, la simplification, les normes et le contrôle des coûts, garantissant ainsi les résultats en matière de bien-être de l’enfance.
Responsabilités Majeures
Responsabilités et résultats clés
Temps en (%)
Besoins de l’organisation (5%)
- Participer à l’élaboration de la stratégie fonctionnelle en comprenant et en capturant les besoins des parties prenantes.
- Traduire la stratégie en plans d’affaires annuels avec les conseils du manager
Planification (10%)
- Établir et communiquer les priorités en fonction des besoins des clients. Contribuer aux activités de planification interfonctionnelles.
- S’engager avec les partenaires / sous-bénéficiaires dans le processus de planification des achats.
- Conseiller et participer à l’élaboration d’un plan d’approvisionnement consolidé et d’une stratégie d’approvisionnement
- Développer des sources d’avantage concurrentiel pour s’assurer que la fonction de gestion de la chaîne d’approvisionnement soutient la réalisation de la source d’avantage concurrentiel de l’organisation.
- Donner des conseils sur les directives du processus de planification du pays pour communiquer avec les équipes opérationnelles
Approvisionnement stratégique (10%)
- Exécuter le processus d’évaluation du marché et de pré-qualification des fournisseurs conformément aux directives établies et superviser les évaluations au niveau zonal / classé.
- Gérer le processus RFQ/RFP, y compris les bases de référence et les méthodologies d’enquête sur les prix conformément au cadre approuvé et superviser le processus dans les bureaux de zone/sur le terrain.
- Diriger les négociations pour les catégories assignées et guider les stratégies de négociation pour les catégories assignées aux coordonnateurs.
- Superviser les événements d’approvisionnement dans les bureaux zonaux / classés.
- Examiner/préparer les documents de soumission au comité d’approvisionnement pour s’assurer de leur exhaustivité afin de permettre un processus de prise de décision éclairé.
- Analyser et s’assurer que le processus d’évaluation du marché des partenaires/sous-bénéficiaires, le processus de pré-qualification des fournisseurs, la demande de prix/P et le processus d’évaluation, répondent aux exigences de WV/donateur, et capturent toutes les lacunes identifiées dans les plans de développement des capacités/approbations d’exemption.
- Faciliter les réunions du comité des achats et s’assurer que la documentation appropriée est conservée.
Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs (10%)
- Rédiger des contrats avec les fournisseurs pour les catégories qui n’appliquent pas le format de contrat standard mondial approuvé et examiner les modifications suggérées par le fournisseur.
- Veiller à ce que les conditions contractuelles et les indicateurs de performance soient compris par les fournisseurs.
- Surveiller et finaliser la clôture, le renouvellement ou le renouvellement du contrat, le cas échéant, pour les produits livrés.
Identifier et résoudre ou signaler les problèmes contractuels en interne et en externe, et recommander des améliorations au processus d’approvisionnement. - Développer des KPI fournisseurs basés sur des directives/catalogues et des processus de suivi.
Exécution des achats (10%)
- Recevoir les demandes d’achat entrantes (en attente de l’action de l’acheteur), vérifier que les spécifications sont claires, organiser un événement d’approvisionnement si les articles requis ne sont pas déjà sous contrat, mettre à jour le PR avec l’enregistrement réel du fournisseur et publier le PR pour approbation.
- Suivre les politiques d’approvisionnement et les directives dans les décisions d’attribution des fournisseurs sous le seuil applicable.
- Gérer les demandes de changement de bon de commande en coordination avec les demandeurs, les propriétaires de budget et les fournisseurs
Gestion des données, analyse et rapports (10%)
- Surveiller les performances des indicateurs clés, effectuer une analyse des causes profondes des domaines peu performants et élaborer des plans pour améliorer ces indicateurs
- Effectuer une analyse des prix de revient pour formuler des plans de négociation.
- Analyser les tendances de l’industrie et les concurrents du marché pour développer des initiatives d’amélioration des affaires.
Processus, procédures et politiques (10%)
- Socialiser et mettre en œuvre les politiques approuvées (y compris les dérogations approuvées), les processus et les lignes directrices.
- Effectuer des examens réguliers des politiques, procédures et lignes directrices en matière d’approvisionnement pour mesurer leur efficacité et leur applicabilité, y compris la satisfaction des clients, et faire rapport à la direction de NO.
- Conseiller les bureaux de pays sur la façon de gérer et de maintenir les outils et tableaux de bord logistiques pour afficher les mesures sur l’ensemble des canaux de la chaîne d’approvisionnement et communiquer en temps opportun avec les clients.
- Examinez avec le partenaire/sous-récipiendaire leurs politiques, procédures, etc. du SCM pour identifier les lacunes, les documenter dans les rapports d’audit et les inclure dans le plan de renforcement des capacités.
Développement et mise en œuvre de systèmes (5%)
- Préparer des rapports pour le supply chain manager
- Préparer des directives générales et détaillées pour les systèmes requis
Contrôle et Conformité (10%)
- Développer des outils d’identification et d’évaluation des risques, des registres et d’autres outils et évaluer les risques liés à la GCL.
- Développer un processus de classement et de tenue de dossiers approprié pour les activités de la chaîne d’approvisionnement et s’assurer que la piste d’audit des achats est toujours disponible.
- Surveiller le respect des mesures de contrôle et la conformité aux politiques et directives de la chaîne d’approvisionnement de VM.
- Escalader toute forme de violation des contrôles, de fraudes, de non-conformité, de détournement de fonds et d’actifs de VM liés à SCM identifiée au cours du processus de suivi.
- Mise en œuvre des recommandations d’audit convenues dans le processus de passation des marchés conformément aux directives données par le chef de la défense.
- Examiner les partenaires / sous-bénéficiaires, le système de contrôle interne dans le processus d’approvisionnement pour identifier les lacunes, les documenter dans les rapports d’évaluation et les saisir dans les plans de renforcement des capacités.
- Surveiller périodiquement les progrès de la mise en œuvre des recommandations et mettre à jour la gestion de toutes les parties.
Formation et renforcement des capacités (5%)
- Coordonner, participer et/ou former le personnel du personnel de la chaîne d’approvisionnement et d’autres départements de WVI sur les politiques, processus et systèmes d’approvisionnement de WVI
- Mener l’évaluation des capacités et les plans de renforcement des capacités des partenaires / sous-bénéficiaires conformément au cadre / aux directives définis.
- Former les partenaires / sous-bénéficiaires sur la base du plan de renforcement des capacités approuvé, suivre les progrès. Coordonner avec les parties prenantes internes dans le suivi des progrès et soumettre des rapports d’avancement au manager
WASH (15%)
- Compléter les évaluations de l’évaluation actuelle des besoins WASH dans les communautés cibles conformément aux directives d’approvisionnement WASH.
- Soutenir l’équipe WASH pour concevoir et planifier des activités de construction/réhabilitation et de réparation d’installations d’approvisionnement en eau et d’assainissement.
- Travailler avec le responsable du programme WASH pour développer et examiner les conceptions techniques, l’estimation des coûts de toutes les installations WASH prévues pour la mise en œuvre dans les communautés ciblées.
- Suivi et surveillance de toutes les constructions WASH pour respecter les directives standardisées de qualité et WASH afin d’assurer la fourniture d’eau propre et sûre aux communautés
- Fournir des rapports d’état hebdomadaires sur toutes les constructions WASH
- Travailler avec l’équipe du programme WASH pour l’élaboration et la gestion des contrats conformément aux budgets et aux échéanciers du projet, et collaborer avec le personnel du programme, les autorités locales et les communautés pour soutenir les interventions WASH.
- Élaboration d’appels d’offres, examen des offres, évaluations et gestion des contrats. Au cours de la mise en œuvre des activités du projet, l’agent sera tenu de fournir un retour d’information aux partenaires concernés et aux autorités locales dans le but d’améliorer la qualité globale du programme WASH.
- Soumettre des rapports mensuels d’approvisionnement WASH.
Autres responsabilités
Exécuter toute autre tâche.
Qualifications: Formation /Connaissances/Connaissances Techniques et Expériences
Les éléments suivants sont exigés à travers une combinaison de formation formelle, auto-formation, expériences, etc.
Qualification minimum exigée
- Diplôme universitaire en administration des affaires, en achats ou qualification similaire ou qualification équivalente
- Au moins 3 ans d’expérience dans les achats ou la supply chain
- Expertise/expérience avérée en gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Capacité à lire et à écrire dans les langues officielles et en anglais
Experience
- Au moins 5 ans d’expérience dans une fonction similaire de préférence dans une ONG
Préféré
- Diplôme universitaire en administration des affaires, achats ou diplôme similaire
Environnement et Conditions de travail:
- Voyage: 10% Domestic/international is required
- Communication téléphonique : 15%
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : worldvision.wd1.myworkdayjobs.com.
Date limite de dépôt des candidatures: Le 08 Septembre 2023
