Contexte du recrutement et définition de poste
SERVTEC Sénégal recherche pour un de ses Clients spécialiste du carrelage, de l’équipement de salles de bains et de cuisines de luxe.
1 Assistant de direction
La secrétaire exécutive assiste un cadre supérieur, un chef de département ou un leader d’entreprise pour simplifier et améliorer la gestion administrative de ses opérations. Elle est la personne de confiance avec qui elle collabore étroitement, organisant, gérant, coordonnant et assurant le suivi de toutes les activités destinées à lui apporter du soutien.
Référentiel
- Organisation
- Gestion d’agenda
- Support de communication
- Logistique des événements
- Reporting
Missions principales
Organisation de l’agenda du top management
- Assurer la gestion de l’agenda et du planning journalier du dirigeant (rendez-vous, correspondances, courriels, congés).
- Recevoir et trier les appels téléphoniques.
- Recevoir les rendez-vous en personne.
- Préparer et coordonner la logistique des divers événements professionnels (réunions, voyages, prises de parole, séminaires, foires commerciales, conférences téléphoniques…).
- Préparer et gérer les dossiers requis pour la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes variées pour les réunions…).
- Veiller en amont à la préparation et au suivi des dossiers.
- Gestion, suivi et archivage des correspondances, rapports et documents du dirigeant.
- Accueillir et organiser le courrier afin de ne transmettre à son supérieur que les informations cruciales.
- Participer aux réunions et en faire la synthèse écrite.
- Il est nécessaire d’organiser le classement et l’archivage des documents importants (collecte, traitement, organisation et mise à jour de l’information).
- Administrer et mettre à jour la documentation professionnelle et réglementaire.
- Informer régulièrement sur l’évolution de son travail, les réunions prévues et les lettres à expédier.
- Consolider et organiser des éléments de suivi tels que les tableaux de bord, les indicateurs, la remontée d’informations, etc.
- Administrer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).
Communication
- Élaborer des documents de communication (notes, échanges, compte rendus, rapports détaillés, synthèses…).
- Organisation et garantie de la diffusion des informations en interne et en externe (documents provenant des divers départements de l’entreprise ou de l’extérieur vers les départements concernés, selon les instructions du dirigeant).
Activités éventuelles
- Aider à la mise en place de la logistique pour les processus de recrutement et de formation.
- Assurer la gestion administrative du personnel.
- Assurer la prise en charge et le suivi intégral de certains cas (négociations avec les fournisseurs, relance des gros clients signalés par le chef d’entreprise).
- Respecter les processus d’appels d’offres.
Rattachement hiérarchique
- PDG du groupe
- DGA Filiales
- Directeur Administratif et Financier du groupe
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