Missions:
Organise et assiste la direction et toute l’équipe dans l’optimisation de la gestion des activités de la fondation et les différentes partenaires en coordonnant les informations internes et externes liées au fonctionnement du bureau et ce conformément aux règlements internes de hbs Dakar. Le/la Office Manager exécutera les tâches suivantes :
- Chargé de la gestion et de l’organisation logistique du bureau en coordination avec la direction et la Responsable Administrative et Financière.
- Suggérer des améliorations pour l’optimisation des processus et opérations internes du bureau.
- Participer à la mise en application des politiques et procédures internes en accord avec les standards de hbs Dakar.
- Implémenter des actions durables dans le bureau afin de minimiser l’impact environnemental et favoriser des comportements responsables.
- Organiser l’embauche, l’intégration et la formation des nouveaux collaborateurs tout en supervisant le suivi des congés et des emplois du temps du personnel.
- L’organisation d’ateliers, de conférences, de discussions, etc., en coordination avec les coordinatrices du programme, fait partie de la gestion événementielle.
- Assurer l’entretien et le développement des infrastructures physiques et numériques de la hbs Dakar, notamment la gestion du site internet, l’aménagement des espaces de travail et la maintenance des équipements techniques.
- Coordonner le travail des personnels du bureau technique comme le chauffeur, le jardinier et la technicienne du superficie.
- Assurer la coordination de l’équipe de soutien technique du bureau, notamment le chauffeur, le jardinier et la technicienne de surface.
- Agir en tant que point de contact principal et réceptionniste avec les fournisseurs et les prestataires de services.
Profil
Nous sommes à la recherche d’une personne dynamique, flexible et passionnée par les questions de procédures et de processus organisationnels, et qui prend plaisir à optimiser les méthodes de travail pour plus d’efficacité.
- Formation requise : Licence en secrétariat, gestion ou administration, ou domaine similaire.
- Compétence en logiciels informatiques.
- Capacité à rédiger des documents professionnels et administratifs en français avec aisance ; compétence à communiquer efficacement, à l’écrit comme à l’oral, de préférence en anglais.
- Aptitude à communiquer de manière fluide, à établir des relations ouvertes et à faire preuve de flexibilité.
- Capacité à accomplir plusieurs tâches simultanément et à s’adapter à un environnement en perpétuelle mutation.
- Une gestion du temps et des priorités de grande qualité.
- Compréhension et une affinité pour les valeurs et la mission de HBS Dakar
- Être disponible pour des déplacements ponctuels et assister à des événements en dehors des horaires de travail habituels.
Nous offrons :
- Environnement stimulant : Vous serez immergé-e dans un milieu de travail dynamique et motivant, entouré-e d’une équipe dévouée et enthousiaste.
- Vous aurez la chance de travailler avec des spécialistes du domaine et d’améliorer vos aptitudes professionnelles.
- Développement personnel : La fondation propose des possibilités de formation continue ainsi que des occasions de networking à l’échelle mondiale.
- Vous aurez l’opportunité de collaborer avec des équipes multiculturelles et de prendre part à des initiatives à portée mondiale.
Si vous êtes intéressé.e par cette offre, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation et des copies certifiées des diplômes (1 document max 2 MB en format pdf) au plus tard le 30 novembre 2025.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : sn.boell.org.
