Domaine de spécialisation
L’Assistant(e) administratif(ve) effectue une grande variété d’opérations administratives courantes et assure des fonctions d’appui administratif contribuant à la bonne marche de l’unité de travail et à la mise en œuvre des projets/Programmes
Tâches et responsabilités
- Veiller à l’intégration de tous les reçus dans le système ;
- S’assurer de la clôture mensuelle des deux comptes de la FAO ;
- Effectuer le suivi des factures, de leur réception jusqu’au règlement final ;
- Participer à la gestion des embauches locales, des contrats, des congés, etc.
- Création de contrats dans le système GRMS ainsi que sous forme physique ;
- Il faut mensualiser et ponctuellement insérer les feuilles de présence du personnel (Timesheets) dans le système GRMS ;
- Solliciter et administrer les avances de fonds pour régler les dépenses des ateliers et fournir une justification en temps voulu ;
- Garantir l’organisation électronique et le stockage physique des documents administratifs ;
- Assurer la liaison avec les banques locales et les institutions financières afin de se tenir à jour des informations financières et règlementaires (taux d’échange et d’intérêt, règles et procédures, suivi des comptes bancaires, etc.) ;
- S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.
- Les candidatures seront examinées en regard des critères suivants:
Conditions minimales à remplir
- Une formation (BAC + 2 ans) en Finance, Gestion ou Comptabilité
- Trois ans d’expérience dans le travail d’administration et d’appui de bureau
- Connaissance courante (niveau C) du français et connaissance moyenne (niveau B) en anglais
- Nationalité sénégalaise
Compétences de base exigées par la FAO
- Attention portée aux résultats
- Avoir l’esprit d’équipe
- Sens de la communication
- Établissement de relations constructives
- Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
- Excellente maîtrise des systèmes d’information financière, de gestion des voyages, de ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives.
- Excellente maîtrise des normes relatives à la communication et à la documentation.
- Forte compréhension de la structure organisationnelle.
Critères de sélection
Excellente maîtrise des applications MS Office, d’Internet et du matériel de bureau.
Aptitude à manier les logiciels de comptabilité et autres systèmes d’information ainsi que les bases de données pour saisir des informations, traiter des demandes d’informations, collecter et élaborer des rapports temporaires et des analyses, en plus de mettre en forme les résultats dans un format approprié.
Date limite : 23 Janvier 2025.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : jobs.fao.org.
