Description de l’offre
Mission
- Assister le Directeur dans la coordination avec les autres directions de l’entreprise, les clients et les partenaires de la Direction
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du Directeur
- Piloter toute la correspondance (courrier départ et arrivée, physique et électronique) de la direction avec les clients internes et externes
Activités principales
- Veiller à la coordination entre les divers départements et services de la direction
- Assurer la coordination entre les agences et les différentes directions de soutien.
- S’occuper des interactions avec les banques (commandes d’achat, renouvellements…)
- Gestion des courriers clients et élaboration d’un tableau de suivi du niveau de traitement des demandes clients avec les structures destinataires jusqu’à la clôture.
- Effectuer les tâches administratives (saisie de données, prise de notes, archivage…)
- Garantir la réception en personne et par téléphone des individus se rapportant à l’entreprise.
- Administrer l’emploi du temps et/ou l’agenda du Directeur
- Assurer la protection de la confidentialité des documents et correspondances.
- Administrer les fournitures de bureau et autres matériels indispensables au fonctionnement optimal de la Direction ainsi que toutes ses subdivisions.
- Gérer et coordonner la distribution du courrier entrant et sortant (physique et numérique)
- Soumettre le courrier arrivée au Directeur et autres responsables de structures
- Transmettre le courrier départ au Directeur et autres responsables de l’entreprise pour approbation et signature éventuelles
- Assurer l’envoi dans les délais du courrier en relation avec l’agent de liaison
Compétences requises
- Aptitudes à communiquer, disponibilité
- Capacité Rédactionnelle
- Compréhension de l’organisation
- Diplomatie
- Capacité organisationnelle
- Résolution des problèmes et force de proposition
- Sécurité de l’information
Pour postuler à cette offre d’emploi veuillez visiter www.globalbusiness-gbg.com.
