L’assistante de direction assure la gestion administrative, organisationnelle et logistique de la direction. Elle a pour mission de faciliter le travail de la Direction Générale (Directeur Général et Directeur Général Adjoint) et de contribuer à l’efficacité de la gestion quotidienne de la Holding. Elle est également l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des collaborateurs internes et externes à la direction générale.
Activités :
1. Gestion des agendas et des déplacements :
- Organiser et coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements des membres de la Direction Générale (réservation de billets, hôtels, logistique).
- Gérer les priorités et veiller à la bonne organisation du temps de la direction générale.
- Préparer et organiser les voyages d’affaires et événements internes/externes.
- Organiser les voyages privés des membres de la Direction Générale à leurs demandes.
2. Gestion des communications :
- Filtrer et gérer les appels téléphoniques, les emails et les courriers.
- Rédiger et préparer des courriers, comptes rendus dans les conditions spécifiques, présentations et autres documents administratifs.
- Assurer unecommunication
fluide entre la direction générale et les départements de la Holding.
3. Organisation des réunions :
- Préparer, organiser et suivre les tenues des réunions de la direction générale (réservation de salles, préparation des documents nécessaires, gestion des participants).
- Diffuser les comptes rendus de réunions communiqués par les secrétaires de séance.
4. Suivi administratif et gestion de documents :
- Assurer le dispatching des courriers (entrant, sortant et internes)
- Assurer le classement et l’archivage des documents importants, tout en garantissant leur confidentialité.
- Mettre à jour des bases de données, des dossiers des filiales, des partenaires et des fichiers internes.
- Gérer les demandes administratives et fournir un support dans la gestion de documents internes.
5. Aide à la coordination de projets :
- Aider à la coordination logistique des projets internes, en lien avec les équipes opérationnelles et les parties prenantes.
- Préparer les documents relatifs à ces projets en lien avec les responsables internes.
6. Support logistique et organisationnel :
- Gérer les fournitures de bureau, les équipements et les besoins matériels de la direction générale.
- Organiser des événements d’entreprise, des séminaires ou des conférences, selon les besoins de la direction générale.
7. Gestion de la relation avec les partenaires externes :
- Assurer la liaison entre la direction générale et les partenaires externes (clients, fournisseurs, consultants, etc.).
- Gérer les demandes, prises de rendez-vous et suivre les dossiers.
8. Autres :
- Exécuter toutes autres tâches en lien avec le poste à la demande de la Direction Générale
Profil
- Posséder au moins un Bac +2 (BTS Assistante de Manager, DUT Gestion des Entreprises, ou formation équivalente).
- Une formation supplémentaire en secrétariat ou en gestion administrative est un atout.
- Posséder idéalement de 2 à 5 ans d’expérience dans un rôle d’assistante, de préférence au sein d’une entreprise.
- Une expérience dans le secteur bancaire serait un plus.
- Parfaite compétence dans l’utilisation des logiciels bureautiques (Microsoft Office, Excel, PowerPoint, etc.).
- Solide expertise en gestion de documents et en administration.
- Excellentes aptitudes à l’organisation et à la rédaction ;
- Expertise en rédaction professionnelle.
- Bonne compétence en anglais, ainsi que dans l’utilisation de logiciels de gestion de calendrier et de communication.
- Compétences interpersonnelles : Méthode, structuration et aptitude à traiter plusieurs activités en parallèle.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en étant réactive aux besoins de la direction.
- Excellentes capacités de communication orale et écrite.
- Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle.
- Proactivité, dynamisme et sens du service
Pour postuler à cette offre d’emploi veuillez visiter eco-afrique.com.
