L’UNICEF recrute un Assistant aux Opérations.
Sous la supervision directe du responsable du bureau extérieur, le titulaire du poste effectuera diverses tâches administratives relativement complexes liées au fonctionnement du bureau extérieur. Elle fournira un soutien direct au chef de bureau pour les questions générales d’administration et de sécurité. Elle sera également chargée de superviser les chauffeurs.
Principales activités et résultats attendus
Le/la titulaire du poste aura à accomplir les tâches suivantes :
- Servir de support opérationnel principal pour le bureau de de zone, coordonner avec l’Assistante aux Operations de Dakar l’ensemble des questions Opérationnelles et administratives liées au bon fonctionnement du bureau de de zone ;
- Assurer les travaux de secrétariat du bureau de de zone par la rédaction des correspondances, le traitement du courrier arrivée et départ et le suivi des actions à prendre en rapport avec le courrier « arrivée », effectuer le classement général du courrier, gérer l’agenda, tenir à jour le « staff directory » et la base de données des partenaires et fournisseurs/prestataires ;
- Apporter un soutien au chef du bureau de zone en ce qui concerne les fonctions RH dont le suivi des mouvements, la gestion des congés du personnel. En contact avec l’unité RH de Dakar, appuyer l’équipe de Kolda dans la soumission des cas « HR & Payroll » à travers la plateforme ServiceGateway ;
- Fournir un appui technique au bureau de zone et à la section Operations dans la mise en œuvre des activités d’assurances, de visites programmatiques et du suivi des DCT auprès des partenaires si nécessaire ;
- Soutenir le bureau de zone dans la coordination et dans la réussite de la mise en œuvre des activités du projet/programme dans la région de Casamance et dont résultats ont un impact sur la performance globale du bureau de pays ;
- Soutenir le chef du bureau de de zone dans son rôle de point focal de sécurité dans le suivi des informations/actions relatives à la sécurité ;
- Servir de point focal TIC dans le bureau de zone et s’assurer, avec le soutien de TIC de Dakar, que les équipements TIC fonctionnent correctement et que le personnel est formé à l’utilisation de la radio VHF/HF, assurer des transmissions efficaces par téléphone HF et VHF, Mini-M et Thuraya avec les véhicules des bureaux de l’UNICEF de Kolda et de Dakar en mission dans la zone et, si nécessaire, avec les véhicules du PAM dans la zone, effectuer des tests radio réguliers pour assurer le bon fonctionnement de l’équipement radio.
- Assurer l’efficacité des fonctions TIC, y compris les transmissions par radio HF et VHF avec les véhicules du bureau dans toute la Casamance (zone de sécurité de la phase I des Nations unies) ;
- Coordonner l’organisation des ateliers régionaux / locaux, les missions et les programmes de formation, en s’occupant de la logistique (réservations de salles de conférence, les équipements informatiques et pertinents, l’hébergement à l’hôtel, la gestion du transport) et le cas échéant fournir un soutien administratif /secrétariat ;
- Fournir un appui au personnel du bureau de zone pendant les périodes d’activité intense ou en cas d’absence du personnel à la demande du superviseur ou toute autre tâche assignée par le superviseur.
Qualifications et compétences requises
- Un diplôme d’études secondaires est requis, complété de préférence par des cours techniques ou académiques liés à la chaîne d’approvisionnement, à l’administration des affaires, au droit commercial ou similaire ;
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans les domaines de l’administration, de la finance, des achats ou du travail de bureau.
- Pour ce poste, un baccalauréat délivré par un établissement académique reconnu dans le domaine pertinent de ce poste peut remplacer trois années d’expérience professionnelle.
- Une maîtrise peut remplacer deux années supplémentaires.
- Pour ce poste, un baccalauréat délivré par un établissement académique reconnu dans le domaine pertinent de ce poste peut remplacer trois années d’expérience professionnelle. Une maîtrise peut remplacer deux années supplémentaires.
- La compréhension de l’évolution et des fonctions humaines est un avantage.
- Maîtrise du français et connaissance pratique de l’anglais requise. La maîtrise de la langue locale est requise pour communiquer avec le personnel contractuel, le gouvernement et les contacts externes.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : jobs.unicef.org.
Date limite : 06 Oct 2023
