Quel sera votre rôle ?
Sous l’encadrement du Responsable de Pôle Energie/Mobilité/Développement urbain/Secteur financier public et de la Responsable du Bureau de Proparco Sénégal, vous exercerez la fonction de secrétariat et d’assistant.e de projet avec les missions globales suivantes :
- gestion de tous les projets;
- soutien administratif pour les deux programmes;
- Vérifier la communication interne et externe (enregistrement, traitement, diffusion et stockage).
Plus précisément, il s’agira de:
Réaliser les missions de secrétariat et d’appui opérationnel:
- rédiger, traiter et transmettre (courrier, email, appels téléphoniques, etc.) ;
- Organiser le planning des responsables de la mise en œuvre du STUPE et de PROPARCO, et les identifier par priorité ;
- Organiser le programme des événements nationaux, des séminaires et des événements de réseautage externes.
- Maintenir la base de données clients de Proparco
- Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
- Scanner les documents soumis aux deux régimes, notamment les demandes d’avis de non-objection, les demandes de paiement, les demandes et les documents originaux correspondant aux conditions de rupture des contrats financiers à soumettre au ministère du Travail.
- Assurez-vous que le courrier sortant est envoyé, numérisez-le pour le stockage ;
assurer la séparation physique et électronique des documents adressés par le Département et PROPARCO ; - Effectuer des tâches de support (photographie, impression, archivage, etc.);
- Préparer les rapports internes et les procès-verbaux des réunions.
Assurer un appui opérationnel aux chargés de projet et chargés d’affaires:
- Aider les entreprises et les superviseurs à maintenir les dossiers liés à la mise en œuvre (soutien à la diligence raisonnable en matière de LBC/FT, correspondance avec le service de facturation, notes aux parties prenantes, etc.) ;
- Assister les chefs de mission de projet dans la préparation des demandes de paiement pour les projets du portefeuille de projets
- conclure des accords financiers ;
Organiser les missions et déplacements des membres de l’équipe et du siège:
- créer des documents de préparation : dossiers, ordres de mission, plans et missions, etc. ;
- Prendre les dispositions nécessaires et organiser le transport dans les transports locaux (hôtel, transport, etc.) ; assurer l’efficacité et la coordination de la mission ;
- Préparer les commandes et les achats associés à ce voyage conformément aux politiques et procédures internes ;
- Participe à des missions sur le terrain en fonction de la possibilité d’une participation réussie à la gestion ;
Intérim des autres assistantes en cas de besoin
Qui recherchons nous ?
Prérequis :
- Formation de niveau BTS/DUT ou équivalent
- 3 à 5 ans d’expérience dans le même poste
- Connaissance approfondie de la langue française (orale et écrite), solides compétences en recherche, rédaction et synthèse
- La maîtrise de l’anglais serait un atout
- Rigueur, sens de l’ordre et des priorités, respect des processus et des délais, 2.
- Réactivité et adaptabilité à des destinataires différents, souvent différents.
- Connaissance de la structure des polices et de la classification des fichiers
- Excellente connaissance des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint).
- Discrétion et respect de la vie privée
- Gestion des priorités, capacité d’écoute, disponibilité et esprit d’équipe
- Comprendre la vulnérabilité relationnelle et la communication
- Une fonction importante est la résistance au stress
- Capacité à améliorer ses compétences
- Capacité à résoudre des problèmes de manière indépendante
- Excellente présentation, connaissance du protocole
Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
L’agence de Dakar fait partie des implantations historiques du groupe AFD. Depuis 2008, l’AFD a engagé plus de 2 Md€ au Sénégal, tous produits financiers et tous secteurs confondus. Les secteurs couverts par l’AFD sont très divers : agriculture et développement rural, énergie, transports et développement urbain, secteur privé, eau et assainissement, éducation de base et formation professionnelle, santé, gouvernance, numérique, sport, industries créatives et culturelles. Le portefeuille de l’AFD au Sénégal, stricto sensu (i.e. hors projets régionaux suivis depuis Dakar), est constitué à ce jour d’une centaine de projets en cours d’exécution représentant 680 M€ de fonds restant à verser. L’agence de Dakar couvre 4 pays : le Sénégal, la Gambie, la Guinée-Bissau et le Cap Vert. Consultez la fiche pays : https://www.afd.fr/fr/page-region-pays/ Mot de votre futur manager : « L’agence de Dakar s’appuie sur une équipe d’une quarantaine de personnes, multiculturelle et multi-profils. S’y engager implique d’avoir d’importantes qualités relationnelles, le sens de l’interculturel et une grande capacité d’écoute et de respect des différents acteurs et partenaires.
Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.
