rôles et responsabilités
gestion du budget et des ressources d’approvisionnement
- Diriger le processus d’élaboration du budget annuel, surveiller les dépenses et les écarts et mettre à jour de manière proactive les prévisions d’investissement et de production.
- Effectuer un suivi budgétaire détaillé de chaque projet sur une base continue.
- Créer un organigramme des flux de trésorerie et s’assurer que les exigences et les prévisions sont alignées sur les politiques et procédures financières ;
- Préparer des rapports financiers mensuels et ponctuels pour le directeur pays, le directeur Afrique de l’Ouest et le directeur de programme.
- Assurer une bonne gestion des documents/données comptables et autres documents financiers conformément aux exigences des donateurs et des ONG.
- Assurer la liaison avec le cabinet d’audit qui gère le processus d’audit annuel.
- Élaborer et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle financier interne pour le bureau national.
- Veiller à ce que tous les impôts et rapports financiers locaux, régionaux et nationaux soient déposés et payés à temps conformément aux lois du pays.
- Effectuer toutes les écritures comptables du bureau de Dakar et celles des régions avec l’appui des comptables régionaux.
- Assurer le respect des obligations légales et des directives financières applicables.
- Négocier, préparer, suivre et payer tous les contrats avec les fournisseurs et consultants.
- Effectuer tous les rapprochements de dépenses (comptes bancaires, placements, avances de frais, dépôts, charges à payer, amortissements, etc.).
- Procéder à l’examen final de tous les budgets de fonctionnement du Sénégal, ainsi qu’à l’examen final et à l’approbation de tous les budgets accordés et de tous les rapports.
- Mettre en place et gérer le personnel et les systèmes pour garantir le respect des budgets alloués, y compris des mises à jour périodiques sur les écarts budgétaires et la préparation des documents de révision budgétaire.
- Examiner et rapprocher les demandes de budget d’avance/mission/déplacement et assurer le respect des procédures et gérer/contrôler les dépenses.
Responsabilités liées aux Ressources Humaines
Superviser la gestion des salaires, des avantages sociaux, des recrutements, de l’intégration et du départ des employés, des entretiens d’embauche et des entretiens de départ, ainsi que d’autres besoins en matière de ressources humaines.
Responsable de toutes les fonctions liées aux ressources humaines (RH), y compris les procédures d’embauche, les politiques d’évaluation des employés, le développement professionnel et d’autres activités liées aux RH.
Veiller au respect des lois et réglementations applicables en matière de ressources humaines, de recrutement et de droit des travailleurs.
Maintenir à jour les politiques et procédures relatives au personnel et aux opérations et en assurer la conformité ;
Former et orienter les employés en matière de politiques et de procédures relatives au personnel ; et
Assurer le déploiement et la mise en œuvre effective des politiques et des Procédures de prévention des cas de Harcèlement, d’Exploitation et d’Abus Sexuels (PHEAS).
Tâches liées aux Opérations et à la Conformité au Travail
- Superviser la gestion et la maintenance de tous les systèmes et installations de bureau et élaborer et mettre en œuvre un système efficace de gestion des actifs.
- Élaborer et superviser les politiques de conservation des documents et gérer l’élimination des documents.
- Élaborer et superviser les politiques et procédures d’évaluation des risques et de planification des urgences.
- Superviser les polices d’assurance de l’organisation et veiller à ce que l’organisation soit correctement couverte.
- Veiller à ce que les politiques et procédures d’urgence et de sécurité soient comprises et respectées, y compris les procédures de cybersécurité.
- Superviser le respect des obligations d’enregistrement et de déclaration au niveau institutions étatiques, y compris l’enregistrement des œuvres de bienfaisance au niveau de l’État.
- Superviser l’élaboration et la mise en œuvre de plans de sécurité spécifiques aux risques, en fonction de la situation ou des types de travaux à effectuer dans le cadre d’un contrat, afin de répondre aux spécifications requises.
- Veiller à ce que l’ensemble du personnel de terrain suive une formation annuelle en matière de conformité.
- Contrôler et évaluer l’inspection régulière des zones de travail, des chantiers et des équipes de travail afin de s’assurer que toutes les opérations sont menées en toute sécurité.
- Approuver le plan de sécurité et les dossiers relatifs à la sécurité.
- Mettre en œuvre des politiques et des procédures efficaces en matière de sécurité, identifier et corriger les risques potentiels et veiller au respect des normes de sécurité et de protection de l’environnement.
- Mettre en œuvre des politiques de sécurité, des manuels et des documents de formation afin de maintenir un mécanisme de sécurité actualisé, pleinement conforme et hautement efficace.
- Superviser l’utilisation et la maintenance de la nouvelle base de données de gestion des stocks développée par le personnel du siège.
- Approuver les demandes et les mécanismes de décaissement pour toutes les fournitures, les matériaux, les semences et l’équipement.
Connaissances, compétences et aptitudes requises
- Le candidat recherché pour ce poste doit posséder au minimum les qualifications professionnelles suivantes : Une Licence dans l’un des domaines suivants ; Finance Opérations, Achats ; Un Master préféré dans l’un des domaines suivants : Finance, Administration publique, Commerce, Économie ou équivalent dans une institution reconnue
- au moins 15 ans d’expérience professionnelle
- avec un minimum de plus de 10 ans d’expérience en matière de finances et des opérations des Organisations à but non lucratif ; dont cinq (5) ans dans un poste de Direction comme Expert-Comptable (Certified Public Accountant)
- Avoir des compétences professionnelles et être membre d’une institution réputée
- une connaissance pratique des systèmes de comptabilité basés sur des logiciels tels que : QuickBooks, SAGE ou autres systèmes similaires au moins 5 ans d’expérience dans l’élaboration de politiques de procédures et de systèmes
- Avoir participé à un cours de leadership d’une durée d’au moins six (6) semaines (cumulatif) dans une institution très réputée
- Avoir de solides aptitudes en matière d’audit financier
- Avoir des connaissances en matière des projets de développement environnemental (souhaitable)
Veuillez envoyer votre CV à l’adresse :
cv@amdcorporate.net
