Contexte
Family Health International (FHI360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste d’Assistant (e) Administratif (ve).
Description du poste
Sous la Supervision du Procurement Officer, l’Assistant (e) Administratif (ve) aura pour mission d’assurer la gestion administrative du bureau de Dakar dans le respect des procédures de FHI 360 et de l’USAID.
Responsabilités
L’Assistant (e) Administratif (ve) endossera les responsabilités suivantes :
- Organisez des réunions et des événements dans le pays : réservations de salles, de chambres d’hôtel, besoins de déplacement, petits achats, sélection formelle si nécessaire, paiement des indépendants entreront dans le coût, primes associées, etc.
- tenir des registres des actifs déficients ;
- Veiller à ce que les bâtiments soient surveillés pour un entretien préventif en temps opportun ;
- Gérer les stocks et la gestion des stocks.
- Veiller à ce que les outils et les références du projet soient documentés ;
- Aider à la rédaction et à l’exécution des documents d’affaires et fournir des commentaires sur les réunions de réseautage ;
- assurer la bonne gestion de la petite caisse ;
- Veiller à ce que l’approvisionnement en carburant soit régulé et maintenu ;
- Veiller à ce que les documents d’entretien des véhicules soient conservés (titre d’exclusion, accès temporaire, assurance, contrôle technique);
- Maintenir le dossier du projet, organiser les nouveaux fichiers au besoin et assurer une documentation régulière ;
- la gestion des contrats assure le suivi des performances des stewards et des gardiens ;
- aider à rédiger une correspondance régulière ;
- gère les fichiers et autres systèmes de bureau ;
- aide aux programmes de visiteurs, y compris les réservations et les transferts ;
- Effectuer toutes les autres tâches liées au travail à la demande du superviseur et des autres collègues.
Education et expérience
- titulaire d’un BAC+2 en commerce, administration des affaires, administration des affaires ou équivalent ;
- 1 à 3 ans d’expérience en soutien administratif d’une ONG internationale ;
- Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail et de la priorisation
- géré de nombreuses transactions;
- Élaborer une stratégie et un plan
- Soyez honnête et poli
- Bonne connaissance des procédures de l’USAID ;
- Une expérience de travail dans des ONG est un atout.
- Connaissance des équipements de bureau (traitement de texte, orthographe, etc.);
- Connaissance professionnelle du français oral, lu et écrit requise, maîtrise de l’anglais souhaitée
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : fhi.wd1.myworkdayjobs.com.
