Description du poste
Sous la Supervision, du Senior Procurement officer il/elle aura pour mission d’assurer la gestion administrative dans le respect des procédures de FHI 360.
Responsabilités
L’Assistant (e) Administratif (ve) endossera entres autres les responsabilités suivantes :
- Aider à la rédaction et à l’administration de la correspondance officielle et à la prise de notes lors des réunions de coordination ;
- Assister à l’organisation d’ateliers et de séminaires : réservation de salle, réservation d’hôtels, besoins en matière de transport, acquisition de fournitures diverses, prise en charge éventuelle des frais des participants et factures supplémentaires, etc.
- Gérer et maintenir les systèmes de classement ainsi que d’autres systèmes administratifs ;
- Assister dans l’élaboration des programmes pour les visiteurs, incluant les réservations et les transferts ;
- La qualité du service de nettoyage des locaux de bureau FHI360 Sénégal est supervisée en collaboration avec le fournisseur.
- Entretenir la bibliothèque du projet, en ajoutant de nouveaux dossiers si besoin et en veillant à ce que les documents soient rangés de manière régulière ;
- Veiller à la maintenance préventive et occasionnelle des bureaux ;
- Gérer les stocks de fournitures et les consommables de bureau et s’assurer de son approvisionnement dans les délais requis.
- Appuyer l’inventaire des équipements du projet et leur référencement ;
- S’assurer de la bonne gestion de la petite caisse
- Assister à la rédaction et a la gestion des courriers administratifs départ et arrivé et la prise de note lors des réunions de coordination
- Appuyer à la mise à disposition du véhicule dans le cadre des déplacements internes
- Exécuter toutes autres tâches connexes à la fonction, sur demande du superviseur et autres collègues de travail.
Education et expérience
- Idéalement, posséder un diplôme de Licence en gestion des affaires ou en administration.
- Au moins 2 à 3 ans d’expérience en support administratif au sein d’une ONG internationale ;
- Possède de solides compétences organisationnelles et une attention minutieuse aux détails, avec la capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Excellente compréhension des procédures des bailleurs ;
- Maîtrise des logiciels de bureau (comme le traitement de texte, le tableur, etc.) ;
- Il est souhaitable d’avoir une bonne maîtrise de l’anglais.
Date limite : 20 Novembre 2025.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : fhi.wd1.myworkdayjobs.com.
