Missions
Organise et assiste la direction et toute l’équipe dans l’optimisation de la gestion des activités de la fondation et les différentes partenaires en coordonnant les informations internes et externes liées au fonctionnement du bureau et ce conformément aux règlements internes de hbs Dakar. Le/la Office Manager exécutera les tâches suivantes :
Responsable pour le management et la gestion logistique du bureau en concertation avec la direction et la Responsable Administrative et Financière.
- Suggérer des améliorations afin d’optimiser les processus et les opérations internes de l’entreprise.
- Participer à l’application des politiques et procédures internes en accord avec les standards de hbs Dakar.
- Implémenter des mesures écologiques dans le bureau pour minimiser l’impact environnemental et encourager des comportements responsables.
- Superviser le processus de recrutement, d’intégration et de formation des nouveaux collaborateurs tout en assurant la gestion des congés et des horaires de travail du personnel.
- Organisation d’événements (ateliers, conférences, discussions, etc.) en collaboration avec les coordinatrices du programme.
- Veiller à la maintenance et à l’évolution des infrastructures tant physiques que digitales de la hbs Dakar, y compris la gestion du site web, l’optimisation des lieux de travail et le service technique des équipements.
- Coordonner le travail des personnels du bureau technique comme le chauffeur, le jardinier et la technicienne du superficie.
- Assurer la coordination de l’équipe de soutien technique du bureau, notamment le chauffeur, le jardinier et la technicienne de surface.
- Agir en tant que point de contact principal et réceptionniste avec les fournisseurs et les prestataires de services.
Profil
Nous sommes à la recherche d’une personne dynamique, flexible et passionnée par les questions de procédures et de processus organisationnels, et qui prend plaisir à optimiser les méthodes de travail pour plus d’efficacité.
- Formation : Niveau Bac+3 en secrétariat, gestion administrative ou domaine similaire,
- Compétence en programmation informatique
- Capacité à rédiger avec aisance des documents professionnels et administratifs en français ; aptitude à la communication écrite et orale en anglais de préférence.
- Capacité à communiquer avec aisance, ouverture dans les relations et flexibilité.
- Aptitude à accomplir diverses tâches tout en travaillant dans un milieu en perpétuel changement.
- Très bonne organisation du temps et des priorités.
- Compréhension et affinité pour les valeurs et la mission de HBS Dakar.
- Disponibilité pour des voyages occasionnels et participation à des événements en dehors des horaires de travail habituels.
Nous offrons
Milieu de travail stimulant : Vous progresserez dans un environnement professionnel vivant et motivant, entouré-e d’une équipe dévouée et passionnée. Vous aurez l’opportunité de travailler avec des spécialistes du secteur et d’améliorer vos aptitudes professionnelles.
Épanouissement personnel : La fondation propose des formations continues et des possibilités de réseautage à l’échelle internationale. Vous aurez la possibilité de collaborer avec des équipes d’horizons divers et de prendre part à des projets d’envergure mondiale.
Pour postuler à cette offre de poste
Si vous êtes intéressé.e par cette offre, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation et des copies certifiées des diplômes (1 document max 2 MB en format pdf) au plus tard le 30 novembre 2025 sous la référence COM à l’adresse : candidature@sn.boell.org.
La fondation s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de son équipe. Nous encourageons activement des femmes, à postuler.
