Mission du poste
L’assistant.e de bureau assure le soutien administratif et logistique nécessaire au bon fonctionnement quotidien du bureau. En lien avec les équipes administratives, financières et logistique, il/elle contribue à maintenir une organisation efficace, fluide et conforme aux procédures en vigueur.
Vos responsabilités principales
- SAssurer le lien entre l’équipe technique et les départements administratifs et financiers de la GIZ, suivre l’évolution des dossiers et soutenir le service financier dans la gestion des factures selon les procédures actuelles.
- Planifier et orchestrer les rencontres, gérer l’agenda de la direction du projet.
- Participer à la rédaction de correspondances et de rapports, tout en gérant et suivant le courrier entrant et sortant.
- Assurer le marquage correct, le rangement et la numérisation des documents ainsi que la réalisation des photocopies requises.
- Assurez-vous de maintenir régulièrement les appareils électroniques de bureau (tels que les imprimantes, photocopieuses, téléphones, et autres).
- Soutenir la gestion de la logistique, du matériel, des équipements, fournitures et consommables de bureau, ainsi que l’actualisation périodique de l’inventaire via le logiciel adéquat.
- Participer à l’organisation d’événements (ateliers, réunions, conférences) : élaboration des budgets, gestion logistique, réservation de salles et d’hôtels, prise en charge des participants, collaboration avec les prestataires.
- Organiser et superviser les déplacements pour des missions nationales et internationales (hébergement, transport, billets, autorisations, visas, frais de voyage), en étroite coopération avec l’équipe logistique du Hub.
- Maintenir en ordre les dossiers administratifs et garantir leur archivage conformément aux procédures définies (y compris à travers les systèmes numériques tels que le DMS).
- Actualiser le registre des partenaires et garantir une organisation efficace des contacts externes.
- Accomplir toute autre tâche requise dans le cadre du fonctionnement efficace du programme, selon les besoins de la direction
Profil requis :
- Titulaire d’un diplôme de niveau licence 3 en administration et gestion, marketing et communication, logistique ou un domaine apparenté.
- Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle comparable (administration ou assistance de direction). Une expérience au sein d’une entreprise/organisation internationale serait un avantage.
- Compétence en utilisation des outils informatiques tels que Excel, Word, Outlook et des applications numériques ; Une connaissance des logiciels de gestion logistique est appréciée, ainsi que de S4GIZ.
Compétences souhaitées
- Aptitude à pratiquer une écoute active et à réaliser les instructions avec précision et dans les délais fixés ;
- Aptitudes organisationnelles exceptionnelles et faculté à effectuer plusieurs missions en parallèle dans un contexte dynamique ;
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale ;
- Aptitude à transmettre les directives de façon précise et intelligible, avec une communication efficace.
- Un sens aigu de l’éthique professionnelle, une rigueur exemplaire et un souci constant du service client.
Date limite : 29 Septembre 2025.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : www.giz-jobs.com.
