Contexte et Mission
« Dans le monde entier, nous œuvrons à façonner un avenir décent ». Telle est la vision de la GIZ qui exprime clairement ses objectifs dans le monde entier. En tant qu’entreprise fédérale, la GIZ est présente dans 120 pays dans le monde entier et a son siège à Bonn et Eschborn. Elle soutient le gouvernement allemand dans la réalisation de ses objectifs de coopération internationale pour le développement.
Le Bureau régional de la GIZ à Dakar supervise, tant sur le plan stratégique qu’administratif, les initiatives et programmes gérés par la GIZ dans trois nations : le Sénégal, la Gambie et le Cap-Vert. Le Bureau régional assume diverses responsabilités : la coordination stratégique en collaboration avec les pays partenaires, l’administration du portefeuille, la communication et les relations avec le public, la gestion des ressources humaines, la supervision financière et comptable, l’organisation logistique des achats et des contrats, sans oublier la gestion de la transformation numérique et des systèmes informatiques.
L’agence GIZ Sénégal, qui représente la Coopération Allemande au Développement, recherche activement un(e) Secrétaire-Réceptionniste en conformité avec les descriptions de poste proposées ci-dessous :
Vos responsabilités principales
- Gérer la réception et le standard téléphonique du bureau régional
- Organiser, coordonner et assurer le bon déroulement du travail quotidien de bureau
- Être le point focal entre l’équipe technique et les services administratifs et financiers de la GIZ, y compris pour le suivi de dossiers
- Accueil téléphonique et de réception de visiteurs
- Organiser et coordonner les rendez-vous et appuyer la gestion du calendrier du / de la directeur-rice
- Impression de factures de la plateforme de SONATEL pour le service logistique
- Organiser la liste des contacts externes (répertoire des partenaires)
- Appuyer la rédaction des réponses aux demandes de financement
- Contribuer à l’organisation des réunions d’équipe et du Management Team d’autres réunion selon les besoins et assurer le suivi des points d’action
- Gérer le dispatching du courrier de la boite d’adresse e-mail générale et le courrier physique
- Numériser des documents selon les besoins
- Appui à la supervision de la logistique et contrôle du matériel de conférence (sortie et entrée)
- Coordonner l’organisation des ateliers ou d’autres évènements, y compris la logistique, la préparation de matériel et équipement, la gestion et le suivi des participants etc.
- S’assurer de la réservation des salles de réunion
- Participer au Pool ouverture des plis des appels d’offre
- Scanner et envoyer les factures reçues dans WIM
- Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins
- Le profil succinct n’a pas vocation à l’exhaustivité.
(Complément facultatif : Le·la titulaire du poste se déclare disposé·e à assumer, dans des proportions raisonnables, des activités qui ne relèvent pas des tâches découlant de la description de la fonction)
Votre profil
Profil
- Bac + 2 lié aux attributions (communication, secrétariat, office management, organisation-administration de bureau, ou similaire)
- Au minimum trois (03) années d’expérience à un poste similaire
- Avoir une large expérience en gestion, administration, secrétariat et assistanat de direction
- Avoir une bonne expérience en logistique et organisation d’événements
- Bonnes capacités en communication
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Maitrise des outils informatiques, notamment MS Office
- Maîtrise du français et du wolof essentiel, maîtrise d’anglais et de l’allemand un atout
Compétences souhaitées
Maîtrise
Intéressé(e)?
Si vous souhaitez contribuer à cette dynamique et estimez correspondre au profil recherché, nous vous invitons à soumettre votre dossier de candidature (format PDF) exclusivement via notre plateforme EasyHR.
Pour postuler à cette offre d’emploi veuillez visiter www.giz-jobs.com.
