Principales devoirs et responsabilités
Fournir des services de secrétariat
- Organiser l’accueil de visiteurs ainsi que de nouveaux membres et non-membres du personnel.
- Convoquer et assister aux rencontres, établir l’ordre du jour, consigner les points clés et rédiger les synthèses des séances.
- Rédiger et préparer les correspondances courantes, les notes de service et les rapports non substantiels (Français et Anglais).
- Si nécessaire, effectuer la traduction de divers documents (correspondance, lettres, documents courts, présentations PowerPoint) en anglais ou en français.
- Tenir à jour un registre des noms et coordonnées de tous les partenaires.
- Soutenir la communication auprès des partenaires, participants aux ateliers, et ainsi de suite.
- Il est important de structurer le système de classement et de le mettre à jour régulièrement.
Organiser les voyages en mission pour les spécialistes de programme en lien avec l’administration:
- Assister les voyageurs dans toutes les démarches nécessaires en lien avec leurs voyages. Cela inclus de manière non exhaustive : Etablir des plans de voyage, réservation des billets d’avion, visas, Security Clearance, d’hôtel, transferts, calcul des DSA, appui à la communication avec l’agence de voyage, etc.
- Informe et coopère avec les bureaux de l’UNESCO, les commissions nationales, les délégations permanentes, les agences des Nations Unies pour le bon déroulement des missions.
- Faire le suivi de la soumission des rapports et des claims de mission. Gestion de la clôture des missions en collaboration avec les spécialistes de programme.
Organiser les événements (ateliers, regroupements de formation, rencontres, etc.)
- Aider à l’élaboration de documents et matériaux techniques tels que les bulletins d’information, les programmes, les invitations, le matériel documentaire, la gestion des éléments liés aux hôtels et aux contrats de fournisseurs.
- Gestion des participants : organisation des financements, acquisition de billets d’avion, assistance pour l’obtention de visas, identification et réservation d’hébergement, transport depuis/vers l’aéroport, versement des indemnités journalières, etc.
- Lors d’un événement virtuel, coordonnez les sessions en générant le lien d’invitation, intégrez des traducteurs à la réunion, et participez aux sessions en enregistrant, réalisant des sondages, partageant des documents, etc.
- Élaborer les contrats, soutenir la mise en place de la logistique et superviser le déroulement de l’événement.
Apporter un appui pour les achats des biens et services:
- Assurer la préparation les bons de commande et des contrats, suivre l’état des demandes et maintenir un contact privilégié avec les fournisseurs.
- Appuyer la préparation des dossiers d’établissement des contrats de consultants, des interprètes, des traducteurs, entreprises en s’assurant de l’exigence et de l’exhaustivité de documents justificatifs.
- Fournir un soutien logistique aux consultants le cas échéant (visa, itinéraire, etc.).
- Faire le suivi de l’exécution des contrats initiés jusqu’à leur clôture et notifier les membres du personnel concernés des échéances à venir.
- Effectuer le traitement des demandes et suivi de paiements. Vérifier l’effectivité des paiements et informer les parties concernées.
- Maintenir l’intégrité financière de l’Unité Administrative et du bureau. Identifie des anomalies, erreurs, alerte AO et entreprend des opérations pour corriger les erreurs/omissions.
- Maintien d’un dossier de connaissances et de mémoire institutionnelle sur les tâches effectuées.
Competencies (Core / Managerial)
- Accountability (C)
- Communication (C)
- Innovation (C)
- Knowledge sharing and continuous improvement (C)
- Planning and organizing (C)
- Results focus (C)
- Teamwork (C)
For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.
Required qualifications
Education
Etudes secondaires, générales, techniques ou professionnel complétées.
Expérience professionnelle
Un minimum de 5 années d’expérience dans le domaine des services administratifs ou dans un domaine équivalent, de préférence au sein d’une organisation internationale.
Compétences et attitudes:
- Excellentes compétences organisationnelles et une détermination forte à obtenir des résultats.
- Capacités rédactionnelles démontrées.
- Capacité à garantir l’achèvement d’un travail de qualité supérieure dans les délais fixés.
- Aptitude à collaborer en équipe, dans un esprit de solidarité et d’entraide réciproque.
- Aptitude à collaborer avec des individus provenant de divers contextes culturels.
- Souplesse et capacité d’adaptation, la charge de travail étant susceptible de varier.
- Expertise approfondie dans l’utilisation de Microsoft Office et des plateformes de visioconférence comme Zoom et Microsoft Teams, ainsi qu’une capacité à maîtriser facilement de nouveaux logiciels et systèmes.
- Aptitudes exceptionnelles en communication.
Exigences linguistiques
Excellente maitrise du français ou de l’anglais et bonne connaissance de l’autre langue.
Education
Diplôme universitaire ou certification en administration des affaires est souhaité.
Expérience professionnelle
- Expérience au sein d’une agence des Nations Unies.
- Expérience dans la gestion administrative de projet.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : careers.unesco.org.
