Missions :
Assister le bureau du projet dans les tâches administratives, les ressources humaines, les achats et la comptabilité, afin d\’assurer la transparence, l’efficacité et la conformité.
Activités :
1. Approvisionnement :
- Élaboration des dossiers requis pour la prise de décision concernant la politique d’acquisition (synthèse, coût estimé, méthode de choix, modalités de paiement, planning, etc.).
- Recueil des devis, établissement de registres tarifaires, aide à la réalisation d’études de marché.
- Aide à la rédaction des contrats, bons de commande et lettres de commande.
- Gestion des dossiers des inspecteurs et témoins, traitement des documents portant un timbre officiel.
- Actualisation du registre de gestion des actifs, application des étiquettes de gestion des actifs.
2. Comptabilité :
- Enregistrement des livres de caisse et des registres bancaires.
- Création de bons de commande, création de registres de réception des livraisons et des services après la conclusion du contrat.
- Vérification des factures et des reçus, demande de réémission en cas d\’erreur.
- Création de bons de paiement et de bons de recette, enregistrement dans les registres.
- Vérification du solde des comptes bancaires et de la caisse, et comparaison avec les registres.
- Assistance à la création de rapports comptables trimestriels, ajustements de fin d\’exercice.
3. Gestion du personnel :
- Administration des journaux de présence et des horaires de travail du personnel local.
- Saisie et compte rendu des congés, absences et heures supplémentaires.
- Activités administratives globales
- Acquisition de matériels de bureau et de fournitures, ainsi que la gestion des inventaires.
- Aide à la préparation des documents pour les réunions et des procès-verbaux.
- Administration des appareils et des infrastructures de bureau. Gestion des équipements utilisés pour les projets.
- Recevoir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et aux courriels.
- Administration des voitures de service. Supervision et contrôle de l’application des contrôles réguliers, tels que la maintenance des véhicules.
- Administration des emplois du temps de voyage. Transmission des calendriers aux membres de l’équipe.
4. Connaissances et compétences requises :
- Gestion appropriée des fonds publics et des biens.
- Garantie de la précision de la gestion des présences et du travail des employés.
- Synthèse des activités de l\’équipe et coordination des tâches. Rapports réguliers aux experts.
- Gestion des documents afin de prévenir les fraudes et de garantir la transparence.
Profil
- Compréhension et mise en pratique des règles comptables, des règles contractuelles, des règles de gestion des biens et des règles de gestion du personnel.
- Capacité à créer des documents (Word, Excel, Power Point, etc.).
- Précision et continuité dans le traitement des livres comptables et des bons de commande.
- Expérience pratique au sein d\’une organisation internationale.
- Maîtrise de l\’anglais parlé.
Pour postuler à cette offre d’emploi veuillez visiter eco-afrique.com.
