Missions du poste
Objectif et positionnement hiérarchique
Le Coordonnateur des voyages est responsable du fonctionnement du programme et du bon fonctionnement des services de voyage de la Mission conformément aux procédures de la Chaîne de l’Espoir et de ses donateurs pour la coordination des voyages entre les pays africains.
Le poste est placé sous la supervision directe du Chef de Mission, avec l’appui technique du Référent Logistique et du Travel Manager Siège.
Description des responsabilités et taches
- Organisation des déplacements internationaux du personnel salarié et des bénévoles entre les pays d’Afrique de l’Ouest et des enfants/enfants de compagnie sous la garde de La Chaîne de l’Espoir.
- routage et sélection des prestataires/entreprises
- Tenir à jour les dossiers de voyage (billetterie et modalités d’hébergement) .
- Préparation des documents et matériels liés au voyage : attestations diverses, assurance, par jour
- Assistance pour les demandes de passeport, de visa et toutes les démarches administratives nécessaires au voyage
- Relations avec les agences de voyages partenaires, ambassades et consulats
- Communication avec les contacts au siège et dans les pays de destination
- Gestion de la politique de voyage : Visa, informations Covid-19.
- Créez des rapports, recherchez et surveillez les domaines de qualité.
Achat / Approvisionnement
- De la demande à la réception du produit ou du service jusqu’à la constitution du dossier de commande, effectuez un achat approuvé par le Chef de Mission, conformément aux politiques de La Chaîne de l’Espoir.
- Créez des fichiers originaux de tous les achats et conservez-les au format papier et numérique.
- Commandes régulières (produits de nettoyage, papeterie, etc.) pour les opérations de bureau.
- Superviser l’importation des biens et équipements achetés à l’international et expédiés par l’équipe du siège social (remises alimentaires, remises, routage et stockage dans les locaux du destinataire).
- Coordonner les retours sur site dans les plus brefs délais et selon les besoins (respect des délais, s’assurer de l’adéquation des procédures de manutention, inspection du chargement et de la réception des articles, etc.).
- Établir et entretenir des partenariats avec les prestataires de services (billets gratuits, tarification ONG, programmes de fidélité, réductions, etc.) en collaboration avec le Travel Manager HQ.
- Résoudre les litiges
Gestion des stocks et équipements
- Assurer la gestion des stocks : organisation et modalités de rangement, tenue de fiches de stock, mise à jour du suivi informatique, suivi des rotations, réalisation des inventaires, …).
- Gérer les équipements dans le respect des procédures CDE.
- Assurer la gestion (assurance et maintenance) et le suivi du véhicule. Vérifier les « running cost. » des véhicules de la missions
Appui à la gestion des urgences
En cas de crise humanitaire ou sanitaire ou de déclenchement d’une réponse d’urgence, le/la Chargé de Voyages sera le point focal sur son périmètre.
Rapport et archivage
- Veiller aux respects des échéances des rapports logistique
- Effectuer une mise à jour trimestrielle de la liste des équipements.
- Veiller à l’archivage numérique à travers le SharePoint mission et en format papier.
Profil recherche
Formation/ Expériences
Diplôme universitaire ou enseignement supérieur en Logistique ou administration type Bioforce.
Expérience
- Une expérience antérieure dans une organisation ou une organisation humanitaire ainsi qu’une expérience préalable sur le terrain seraient appréciées.
- Doit avoir de solides compétences en logistique et en transport.
Compétences et aptitudes attendues
- politiques humanitaires/développement
- Connaissance du secteur du voyage
- La connaissance et l’intérêt pour les activités de médecine humaine sont un atout.
- Excellentes compétences relationnelles, sait travailler en équipe et sait traiter avec plusieurs personnes.
- Excellentes compétences organisationnelles, attentes et réponses à l’incertitude
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais
- Capacité, réactivité, résistance au stress, capacité à travailler sur plusieurs dossiers en même temps
- Rigueur, capacité d’analyse et de synthèse
- Connaissance des outils informatiques du Package Microsoft Office.
Conditions
- CDD de droit sénégalais, 1 an renouvelable
- Prise de poste : 1er octobre 2024
- Poste à temps plein
- Salaire proposé : selon profil et expérience
Candidature à envoyer, au plus tard le 09/09/2024 : CV et lettre de motivation sous la l’objet « Responsable log et voyage »
Contact : rh.sn@chainedelespoir.org
A titre de transparence et que le processus soit équitable La Chaine de l’Espoir Sénégal se réserve le droit de fermer l’offre avant la date de clôture si une candidature est retenue.
