Missions du poste
Objectif et positionnement hiérarchique
Le Coordonnateur des voyages est responsable du fonctionnement du programme et du bon fonctionnement des services de voyage de la Mission conformément aux procédures de la Chaîne de l’Espoir et de ses donateurs pour la coordination des voyages entre les pays africains.
Le poste est placé sous la supervision directe du Chef de Mission, avec l’appui technique du Référent Logistique et du Travel Manager Siège.
Description des responsabilités et taches
- Organiser les déplacements internationaux du personnel salarié et des bénévoles entre les pays d’Afrique de l’Ouest et des enfants/enfants de compagnie sous la garde de La Chaîne de l’Espoir. routage et sélection des prestataires/entreprises
- Tenir à jour les dossiers de voyage (billetterie et modalités d’hébergement) .
- Préparation des documents et matériels liés au voyage : attestations diverses, assurance, par jour
- Assistance pour les demandes de passeport, de visa et toutes les démarches administratives nécessaires au voyage
- Relations avec les agences de voyages partenaires, ambassades et consulats
- Communication avec les contacts au siège et dans les pays de destination
- Gestion de la politique de voyage : Visa, informations Covid-19.
- Créez des rapports, recherchez et surveillez les domaines de qualité.
Achat / Approvisionnement
- De la demande à la réception du produit ou du service jusqu’à la constitution du dossier de commande, effectuez un achat approuvé par le Chef de Mission, conformément aux politiques de La Chaîne de l’Espoir.
- Créez des fichiers originaux de tous les achats et stockez-les sur papier et numériquement.
- Conservez régulièrement les produits de nettoyage de bureau (produits de nettoyage, papeterie, etc.).
- Superviser l’importation des biens et équipements achetés à l’international et expédiés par l’équipe du siège social (remises alimentaires, remises, routage et stockage dans les locaux du destinataire).
- Coordonner les retours sur site dans les plus brefs délais et selon les besoins (les délais sont respectés, les procédures de manutention sont adéquates, vérification de la documentation, etc.).
- Établir des partenariats et gérer les relations avec les prestataires de services (billets gratuits, tarification ONG, programmes de fidélité, réductions, etc.) en partenariat avec Travel Manager HQ.
- Résolution des litiges
Gestion des stocks et équipements
- Assurer la gestion des stocks : ordonnancement et planification des stocks, tenue de la comptabilité des stocks, mise à jour du suivi électronique, suivi du chiffre d’affaires, tenue des stocks, etc.).
- Entretenir l’équipement pour assurer sa conformité aux politiques du CDE.
- Assurez-vous que le véhicule est entretenu (assuré et réparé) et inspecté. Voir « Frais actuels ». » Véhicules de mission
Appui à la gestion des urgences
En cas de crise humanitaire ou sanitaire ou de déclenchement d’une réponse d’urgence, le/la Chargé de Voyages sera le point focal sur son périmètre.
Rapport et archivage
- Veiller aux respects des échéances des rapports logistique
- Effectuer une mise à jour trimestrielle de la liste des équipements.
- Veiller à l’archivage numérique à travers le SharePoint mission et en format papier.
Profil recherche
Formation/ Expériences
Diplôme universitaire ou enseignement supérieur en Logistique ou administration type Bioforce.
Expérience
- Une première expérience en entreprise ou en association humanitaire sera appréciée, ainsi qu’une première expérience sur le terrain.
- De solides compétences en matière de logistique et voyage sont requises.
Compétences et aptitudes attendues
- politiques humanitaires/développement
- Connaissance du secteur du voyage
- La connaissance et l’intérêt pour les activités de médecine humaine sont un atout.
- Très bon relationnel, sait travailler en équipe et avec plusieurs personnes.
- Excellentes compétences organisationnelles, attentes et réponses aux événements imprévus
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais
- Mobilité, réactivité, résistance au stress, capacité à travailler sur plusieurs dossiers en même temps
- Rigueur, capacité d’analyse et de synthèse
- Utilisation maîtrisée des outils informatiques Microsoft Office Package.
Conditions
- CDD de droit sénégalais, 1 an renouvelable
- Prise de poste : 1er octobre 2024
- Poste à temps plein
- Salaire proposé : selon profil et expérience
Candidature à envoyer, au plus tard le 09/09/2024 : CV et lettre de motivation sous la l’objet « Responsable log et voyage »
Contact : rh.sn@chainedelespoir.org
A titre de transparence et que le processus soit équitable La Chaine de l’Espoir Sénégal se réserve le droit de fermer l’offre avant la date de clôture si une candidature est retenue.
