Le palais de l’immobilier recrute une Assistante administative

Description

La Société a l’intention de créer un poste d’adjoint de direction relevant de la haute direction et aidant dans les fonctions administratives et opérationnelles de la Société. Le titulaire du poste s’assurera que les services de support sont exécutés correctement et que les systèmes associés sont constamment opérationnels. Il/elle sera responsable de l’élaboration et de la coordination des plans d’affaires ainsi que de la gestion, de l’exécution et de l’exécution d’un large éventail de tâches, notamment la comptabilité, les ventes et les opérations. Il assurera la liaison avec les différents départements de l’entreprise. De plus, il veillera à la fluidité et à l’exactitude des communications.

Fonctions et attributions : Le niveau de responsabilité associé à ce poste exige que les employés travaillent de manière indépendante et fassent preuve d’un haut degré de diplomatie et de sensibilité aux questions confidentielles. La nature du travail peut exiger que l’employé soit disponible en tout temps, de temps à autre. Les principales tâches et responsabilités du poste sont les suivantes. : 

• Gestion de processus
• Concevoir et exécuter un système efficace de planification du travail de bureau.
• Rédiger quelques documents importants pour la gestion de projet
• Surveiller les caisses enregistreuses, gérer les petites dépenses et assurer les rentrées de fonds hebdomadaires liées aux comptes de l’entreprise.
• Assurer le suivi des formalités administratives ; conserver le courrier ordinaire et les documents électroniques.
• Assurez-vous de recevoir les paiements effectués à l’entreprise à la demande de la direction
• S’assurer que la banque paie le montant accumulé à la demande de la direction
• Veiller à ce que les comptes, les recettes et les encaissements de l’entreprise soient tenus quotidiennement.

Administration du bureau

• Planifie et assiste aux réunions et aux rendez-vous, assure une préparation adéquate et fournit un soutien complet.
• Répondre aux questions du grand public ; filtrer les appels téléphoniques et les demandes de renseignements et les traiter de manière appropriée ; accueillir et divertir les invités ;
• Crée et maintient un calendrier et des horaires électroniques.
• Assister le personnel, le cas échéant, dans la préparation des documents au profit du conseil.
• Fournir un soutien administratif général pour l’attribution d’espaces de bureau, de fournitures de bureau, d’équipements et de fournitures. Demander et suivre les travaux d’entretien et de réparation pour s’assurer que lesdits travaux sont effectués correctement, en coordination avec les services concernés
• Organiser et préparer divers formulaires et documents administratifs tels que les absences des employés (congés annuels, absences spéciales).

Gestion des ressources

• Aider la direction à gérer les questions relatives aux suivis des clients, le contentieux, examiner les dépenses de la caisse ; et attirer l’attention de la direction sur les problèmes.
• Participer à la préparation de la revue annuelle et à mi-exercice des relevés de compte des propriétaires par la saisie et le suivi des données.

Analyse

• Préparer des notes d’information, des rapports, et de tout document contractuel
• Prendre des notes pendant les réunions, rédiger des lettres et préparer des comptes-rendus à la demande.
• Faciliter, le cas échéant, la programmation des transactions commerciales, assurer la saisie des informations sur les transactions commerciales et produire les différents rapports relatifs aux paiements et relances des impayés et aux dossiers contentieux

Résolution de problèmes

• Répondre aux questions des clients ; assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel ; assurer la coordination avec la direction et les partenaires ; collaborer avec les autres membres du personnel dans l’intérêt de la Société.
• En somme, procéder à toutes les opérations rendues nécessaires par l’exécution de la mission dans l’Entreprise.

Niveau :

Bac + 3 à 4 années d’expérience dans le domaine de l’assistanat ou en administration des affaires.

Pour postuler, envoyez votre CV à l’adresse suivante: palaisdlimo2@orange.sn