Le poste est basé à Dakar, au Sénégal, sous la responsabilité générale du Directeur de l’Equipe d’Appui technique de l’OIT au Travail décent pour l’Afrique occidentale et Bureau de Pays pour le Sénégal, Cabo Verde, Gambie, Guinée et Guinée Bissau et sous la supervision directe du Coordonnateur national de projet, l’Assistant(e) administratif(ve) se chargera du suivi administratif et financier quotidien du projet au Sénégal.
Fonctions et responsabilités essentielles
Tâches administratives
- Fournir des services de soutien administratif et/ou commercial.
- Participe à la planification et à la préparation des réunions, prend toutes les dispositions nécessaires à la tenue d’ateliers et d’événements et assure les services administratifs et/ou de secrétariat de ces événements, séminaires et événements.
- Préparer le procès-verbal de la réunion.
- Préparer la documentation nécessaire pour les contrats de service, les accords d’externalisation et les accords avec les fournisseurs de biens et de services et tout contrat requis par le projet.
- Organiser les voyages, les réservations d’hôtel, les demandes de visa et préparer les passeports et les documents de sécurité pour le personnel du projet.
- Préparer les formulaires, documents et justifications commerciales, y compris les informations nécessaires.
- Examinez et préparez des documents commerciaux à utiliser par l’administrateur lors de fonctions officielles, de réunions spéciales, etc. Gardez une liste de contacts importants et une liste d’adresses.
- Maintenir un plan de suivi et porter les problèmes qui nécessitent une attention immédiate à l’attention du superviseur.
- Fournir des conseils en gestion de projet au chef de projet.
- Assurer la préservation des documents officiels et des dossiers de projet.
- Se tient au courant de l’évolution des lois, des dispositions légales, des politiques, des procédures et des directives administratives, et conseille au personnel de fournir des mises à jour si nécessaire.
- Fournir un mentorat aux employés moins expérimentés, y compris des normes et procédures appropriées si nécessaire.
Tâches financières
- Effectuer une gamme de tâches de soutien financier et de fonctions de base pour les services d’entreprise et les services liés à la facturation, y compris la création et la gestion de transactions financières dans les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), et la transmission d’informations et de documents vérifiant les prêts conformément aux lois et règles financières applicables. , les politiques et les procédures. et des valeurs.
- examiner les dossiers financiers du projet pour rapprocher les coûts, les soldes et les paiements ;
- préparer des rapports financiers pour les réunions et les ateliers ;
- préparer les marchés publics sur la base de spécifications et d’estimations de coûts pour les activités planifiées conformément aux procédures de l’OIT ;
- préparation et revue des engagements de prêts et des demandes de paiement ;
- Préparer et vérifier les pièces justificatives, suivre les paiements du projet et préparer les analyses et prévisions financières selon les besoins ;
- Prévoir les coûts de financement en calculant et en compilant les estimations de coûts et en collaborant à l’élaboration des données budgétaires du projet, en garantissant l’exactitude des allocations budgétaires du projet ;
- fixe les engagements en matière de dette et émet des réglementations ;
- classer et conserver les documents financiers du projet et conserver les dossiers et dossiers de gestion de projet et financiers ;
fournit des conseils et une assistance au personnel du projet sur les questions financières ; - Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur hiérarchique.
Qualifications requises
Formation
- Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en gestion, comptabilité et/ou finances, ou une autre formation dans le domaine des tertiaires.
Expérience
Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière dans les projets de Coopération au Développement.
Langues
Excellente maîtrise du français. Une bonne connaissance de l’anglais serait un atout.
Aptitudes professionnelles
- l’emploi et la recherche, ainsi que la régulation financière et la régulation financière du Département ;
- Démontre sa capacité à utiliser des logiciels de traitement de texte, des feuilles de calcul, PowerPoint et d’autres logiciels nécessaires à l’exécution des tâches ;
- communication orale et écrite simple;
- excellentes compétences en rédaction et en recherche;
- Excellentes compétences organisationnelles et excellentes compétences en gestion du temps ;
- Capacité à travailler avec des données et des documents confidentiels et à gérer discrètement des informations confidentielles ;
- Avoir le sens des responsabilités et du détail ;
- faire preuve d’honnêteté et d’intégrité ;
- capacité d’agir avec courtoisie, tact et diplomatie ;
- facile à communiquer avec les clients et capable de répondre à leurs questions ;
- Capacité à travailler en équipe et sous pression ;
- Capacité à identifier les problèmes et à trouver des solutions.
- Capacité à travailler dans plusieurs cultures et à adopter des pratiques non discriminatoires et sensibles au genre.
Date limite: 07 Aout 2024.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : jobs.ilo.org.
