But
Proposer une assistance sur tous les aspects administratifs et financiers, dans le cadre d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).
Le rôle de l’assistant(e) administratif(ve) consiste à apporter une aide administrative et financière directe et à fournir des services aux gestionnaires de programme ou d’unité ainsi qu’aux employés, tout en exécutant des transactions en accord avec les règles, règlements et politiques de l’OMS.
Contexte
Les bureaux nationaux de l’OMS mettent en œuvre leurs engagements globaux et régionaux à travers des actions à l’échelle nationale, en offrant des conseils aux États Membres et en facilitant l’application des meilleures pratiques. Ils soutiennent le dialogue intersectoriel et font le lien entre les autorités nationales et l’expertise technique de l’OMS pour orienter les politiques.Il est important de noter également que des unités d’appui administratif (CSU) ont été mises en place pour soutenir les responsables et le personnel dans l’exercice de leurs fonctions.
Le/La titulaire du poste fournira un appui administratif, organisationnel, documentaire et logistique de haute qualité au Bureau de la Représentante de l’OMS à Dakar. Il/Elle veillera à la gestion efficace des correspondances, à la coordination des réunions, des missions et des événements officiels, à la tenue et à l’archivage des documents institutionnels, ainsi qu’au suivi rigoureux des décisions, recommandations et actions stratégiques du Bureau.
Le/La titulaire contribuera au bon fonctionnement quotidien des Clusters en assurant une coordination administrative efficace entre les programmes techniques, les fonctions d’appui et les partenaires externes. Il/Elle veillera également à la qualité, à la conformité et à la transmission en temps opportun des documents soumis à l’attention des Clusters, ainsi qu’à la bonne gestion des registres, des archives physiques et électroniques du Bureau de Pays.
Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et sous la supervision directe du chargé des Opérations le/la titulaire du poste contribuera au renforcement de l’efficacité opérationnelle, à la fluidité des communications internes et externes et à l’application des procédures administratives de l’Organisation.
Résumé des tâches assignées
Sous la supervision du chargé des opérations du bureau ces 2 assistant(e) s admistratif(ve)s seront chargés de s’acquitter des fonctions ci-après:
Gestion administrative des Clusters
Apporter un appui à la gestion quotidienne des Clusters ;
Maintenir un système de classement physique et électronique conforme aux procédures de l’OMS ;
Drafter les correspondances officielles à l’appréciation du responsable du Cluster ;
Drafter les Mémos, les soumettre dans le eWorkflow, les suivre et prendre toutes les actions requises pour amener l’activité jusqu’à sa réalisation complète ;
Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux réunions, missions officielles et visites de haut niveau ;
Organiser les réunions internes des Clusters, des réunions locales, des réunions régionales et internationales initiées et/ou sponsorisées par le Cluster ;
Veiller au respect des échéances fixées pour les actions requérant l’attention des Clusters ;
Initier les réquisitions dans le Système Global de gestion (GSM/SPM): DFC, DI, IPOs, GES, LOAG, LOANG ;
Produire des tableaux de bord de suivi des correspondances, réunions et décisions ;
Prendre des notes lors des réunions et effectuer le suivi des recommandations
Appui aux Finances
Appuyer les chargés de programme dans l’initiation et la revue des budgets des appuis financiers à la partie nationale conformément au barème du G50 ;
Vérifier les dossiers de paiement des factures avant traitement dans le ERP ;
Vérifier et certifier les factures des services contractés par le Cluster
Suivre de l’encaissement des paiements par les bénéficiaires ;
Effectuer l’archivage des dossiers des Finances, Budget, Procurement, Logistique
Effectuer la réconciliation bancaire hebdomadaire du compte bancaire du bureau
Appui au Procurement
Préparer et soumettre le plan d’achats des biens et services du Cluster
Contribuer à la préparation des RFP du Cluster
Assurer le secrétariat du Comité Local d’Achat des Biens et Services ;
Effectuer l’archivage des dossiers des Finances, Budget, Procurement, Logistique ;
Soumettre les réquisitions de Procurement des biens et services
Appui à la logistique et au protocole
Initier les voyages des membres du Cluster y compris les eMemos des missions, les TRs, billets, visa, etc..
Appuyer l’organisation des visites officielles qui concernent le Cluster ;
Assurer la liaison administrative entre le Cluster et les services Ressources Humaines, Budget & Finances, Procurement, Travel, Protocole et Sécurité ;
Contrôle qualité des documents
Assurer un contrôle qualité préalable de tous les documents soumis aux responsables des Clusters avant leur réception ou leur transmission pour examen et signature ;
Vérifier la conformité des documents avec les normes de l’OMS en matière de présentation, format, contenu, références, validation et circuit d’approbation ;
S’assurer que les documents sont complets, cohérents, correctement rédigés et accompagnés des pièces justificatives requises ;
Tenir à jour un calendrier consolidé des principales activités des Clusters ;
Autres responsabilités
Effectuer les prises de notes pendant des réunions, soumettre les comptes rendus et faire le suivi des recommandations ;
Exécuter toute autre tâche confiée par les responsables des Clusters dans le cadre des activités du Bureau.
Qualifications, expérience, compétences et langues
Qualifications scolaires et universitaires
Essentielle : Un diplôme de fin d’études secondaires avec une spécialisation en Administration publique, Gestion des entreprises, Gestion administrative, Relations internationales, Sciences sociales ou dans tout autre domaine pertinent.
Desirable :Licence/Bachelor en Administration publique, Gestion des entreprises, Gestion administrative, gestion de projet Sciences sociales ou dans tout autre domaine pertinent.
Formation en archivage électronique, gestion de l’information ou gestion des documents serait un atout
Experience
Essential : Au moins 5 ans d’expérience dans les services de l’administration de bureau, d’assistanat exécutif, de gestion budgétaire et financiére,de coordination de programme, de gestion des achats et logistiques,de bureautique
Desirable : Expérience dans la digitalisation ou la gestion électronique des documents.
Expérience en gestion de correspondances, de réunions et d’agendas de direction ;
Expérience dans l’archivage, le classement et la gestion de documents administratifs .
Expérience au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale .
Expérience dans un bureau de direction ou auprès d’un cadre supérieur ;
Compétences
Génériques
Les compétences essentielles, gestionnaires et d’encadrement requises – les plus importantes
Communiquer de manière crédible et efficace , établir et promouvoir des partenariats à l’échelle de l’organisation
Produire des résultats et gérer plusieurs priorités simultanément
Travailler en équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles (Capacité à travailler dans un environnement multiculturel)
Avoir les capacités d’organisation et de planification
Fonctionnelles
les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste.
Techniques de rédaction professionnelle : prise de notes structurées, Excellentes capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction
Maîtrise des procédures administratives de base, des outils bureautiques et des règles de conformité organisationnelle garantissant une gestion fiable et structurée des tâches quotidiennes.
Gestion de réunions et secrétariat technique : savoir préparer les documents, participer aux réunions préparatoires et assurer le suivi documentaire.
Capacité à assurer le suivi des dossiers, préparer et contrôler la documentation, coordonner avec différents services et partenaires, et gérer simultanément plusieurs activités avec rigueur et diplomatie.
Capacité à faire une bonne planification des livrables, respect des délais (Capacité à travailler sous pression avec des délais courts)
Compétences/Connaissances
Essential : Bonnes connaissances des techniques de rédaction des rapports, Maîtrise de Word, power point et Excel et autres logiciels utiles.
Desirable : Maîtrise des ERP et des outils de bureautique avancée
Langues et niveau requis
Essential: Excellente maîtrise du français (parlé et écrit)
Desirable: Bonne maîtrise de l’anglais(avec capacité à rédiger des courriels, comptes rendus et correspondances administratives.)
Localisation : Dakar.
Voyage: Oui à l’intérieur (possibilités de voyager dans le pays pour collecter des données
Remuneration et budget
Rémunération: Selon la grille salariale locale du SNU applicable au Sénégal( SSA, de grade G5)
Durée : Six (06) mois.
Date limite: 14 Octobre 2026.
Pour postuler à cette offre, veuillez cliquer sur le lien suivant : careers.who.int.
