Assistant.e des ressources humaines.
Missions du poste
Objectif principal : l’assistant ressources humaines a pour mission d’assister le chargé des ressources humaines dans ses fonctions.
Mission 1 : Recrutement de stagiaires et bénévoles
- Déterminer les besoins en compétences des bénévoles et des stagiaires avec les chefs de programme et les gestionnaires
- Publier les fiches de poste à compléter dans des communiqués pour ce faire
- Configurer les applications et suivre leur progression
- Veiller à ce que les dossiers complets (assurance, vaccination, conférence, etc.) soient constitués pour embaucher des employés
- Signer et soumettre les contrats
- Organiser la participation de bénévoles et de stagiaires
Mission 2 : Intégration et suivi des stagiaires et bénévoles
- Assurez-vous que le nouvel arrivant est bien intégré
- Gérer les absences
- Déposer un dossier d’annulation de remboursement de bénévole à la Comptabilité
- Coordonner les tâches de formation des pilotes avec l’équipe
- Distribuer des attestations à la fin du stage ou du projet de volontariat
- Envoi hebdomadaire du statut des dossiers aux personnes concernées
Mission 3 : Participer à la mise en œuvre de la procédure de suivi et accompagnement du personnel et des stagiaires (évaluation)
- Maintenir et mettre à jour les politiques d’évaluation des employés ou des formateurs
- Plan à utiliser dans les évaluations des formateurs
- Accès à l’image du tableau de bord rétro de l’analyse à effectuer
- Envoyer la documentation aux chercheurs et au personnel à utiliser dans l’étude
Mission 4 : Participer à la préparation et à la rédaction des rapports des différents bailleurs pour la partie concernant les Ressources Humaines salariés ou valorisation bénévolat
- Collecte des pièces justificatives nécessaires à la formulation du rapport
- Copier ou scanner les pièces justificatives au bailleur
- Rassembler les pièces justificatives physiquement ou électroniquement auprès de divers fournisseurs
Mission 5 : Traitement des courriers
- Rédaction de documents divers (lettres commerciales, déplacements, augmentations de salaire, ordres de mission) .
et l’ordre du courrier sortant et entrant a été enregistré dans le courrier - Remplissez la demande de prestations familiales et le relevé de notes
Mission 6 : Création de supports
- Des Vcards à créer et à mettre à jour en cas de déménagement des salariés (congé, mutation, etc.).
- Préparation des documents commerciaux
- Mettre à jour le protocole d’acceptation des stages
- Participer à la révision du processus de planification des activités RH
Mission 7 : Gestion des relations écoles et partenariat
Trouver des écoles avec lesquelles collaborer
Créer et maintenir une base de données des écoles partenaires
De nombreuses formes de volontariat ont vu le jour : service communautaire, compétences d’aide, etc.
Mission 8 : Marketing et Communication
- Stockage des dossiers (papier et électronique) .
- Réaliser une revue d’audit des missions en fin d’année
- Préparer les rapports d’activités annuels
- Encourager l’intégration des anciens fonctionnaires
Mission 9 : Assister le Chargé RH ou DAF dans la gestion administrative du personnel salarié, stagiaire et bénévoles
- Organisation et mise à jour des dossiers du personnel ;
- Préparation de la paie
- Gérer les relations avec les institutions sociale (Inspection du travail, CSS, IPRES)
- Saisie des conventions, contrats de travail et envoie à la RH pour validation
- Remplir les déclarations du mouvement du travailleur (DMT) et les déposer au service de la main d’œuvre
- Suivi et Envoi des demandes d’absences et congés et relance au Responsable avant l’édition de la paie
- Tenue et mise à jour de l’archivage électronique des dossiers individuels du personnel
- Mettre à jour la liste du personnel et la base de données des stages et bénévolats
Mission 10 : Divers
- Faire le point rh lors des réunions mensuelles
- Planifier de manière hebdomadaire les déplacements des véhicules
Conditions
- Village Pilote Yoff avec des déplacements au Village Pilote du Lac Rose
- Horaires : 8h30 – 17h30
- Type de contrat : CDD 1 an
- Salaire : 450.000F net/mois
NB : La fiche de mission peut être mise à jour en fonction des besoins.
Les candidats seront soumis à un test écrit.
Si vous correspondez au profil recherché faites parvenir votre CV à jour et Lettre de motivation avec pour objet : Assistant.e RH à recrutement.assistantrh2022@gmail.com au plus tard le 15 septembre 2024 et mentionner au moins 4 références professionnelles.
Les candidats retenus seront soumis à un test de recrutement. Seuls les candidats répondant au profil seront contactés.
Qualifications et compétences requises
- Licence en gestion des ressources humaines ou diplôme équivalent dans les domaines suivant : Droit, Sociologie, Comptabilité
- 3 à 4 ans d’expérience dans l’humanitaire idéalement
- Informatique: MS Office – Outlook – Suite Google – Odoo – Sage Paie
- Permis de conduire B souhaité
Compétences humaines
- Bonne capacité d’écoute
- Empathie
- Bonne capacité d’adaptation
- Sens de discrétion et de confidentialité
- Capacité travailler en équipe
- Force de proposition
- Rigueur, organisation et polyvalence
Compétences professionnelles
- Bonne connaissance de la fonction RH
- Bonne connaissance du droit de travail
- Bonne connaissance de la paie
Langues
- Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable
- La maîtrise de l’anglais et/ou d’une langue locale est un atout
