Objectif principal du poste
Recevoir et gérer les clients et les visites sans rendez-vous et répondre aux offres d’emploi d’une manière qui reflète une image professionnelle du bureau. Toutes les tâches administratives feront également partie de ce rôle, bénéficiant à l’ensemble de l’équipe.
Tâches principales
- Service client : identifie la personne ou le service approprié pour traiter la demande conformément à la politique de l’entreprise.
- Gestion des services et des sous-traitants : Gérer/coordonner les sous-traitants pour les services sur site tels que le nettoyage, la sécurité, la climatisation et l’installation générale…
- Tous les services de réception : Accueillez les invités et assurez-vous de communiquer avec les hôtes pour rassembler les invités à la réception.
- Comment fonctionne la classification
- Gérer et répondre à tous les appels entrants de manière professionnelle.
- Assurez-vous que la zone de réception est propre et bien rangée et que la zone de réception n’est pas encombrée
- Tâches administratives générales : format général pour les départements.
- Envoyer, organiser et distribuer des messages et des fax.
- Organiser le transport et le transport du personnel, par exemple des taxis
- Fournir un soutien administratif spécial au besoin.
- Commandez des consommables, des fleurs, de la papeterie et bien plus encore.
- Gérer les réservations de réunions/salles de réunion.
- Tenir à jour les bons de stationnement/émettre des bons de stationnement.
- Mettez à jour le numéro de téléphone d’urgence.
- Prenez des messages et envoyez-les au personnel du bureau.
- Établissez un calendrier.
- Organisation d’un repas pour le congrès.
- Journal des appels du service d’assistance : enregistrez toutes les demandes de maintenance, de réparation et de service au service d’assistance.
Profil recherché
Expérience/ formation : GR12 ou équivalent et au moins 2 ans d’expérience pertinente.
Compétences requises
- Compétences en matière de téléphone;
- Compétences générales en administration;
- Maîtrise de l’informatique (MS Office, en particulier Outlook et Word);
- Capacité à faire plusieurs tâches;
- Aptitudes interpersonnelles.
Connaissances requises
Tableau de service, politiques et procédures
Compétences requises
- Communication, orientation client et qualité, méthode, travail d’équipe et coopération, confiance en soi;
- Tolérance à la routine.
Principaux facteurs de volume de travail:
- Sophistication des équipements du tableau de distribution; nombre et complexité des appels entrants.
Interface/ relations avec :
- Interne : Bureau de la StaffExternal
- Locataires, Locateur, Entrepreneurs, Fournisseurs
Pour postuler
Envoyez votre Curriculum Vitae (CV) avec en objet, la mention «Réceptionniste» à servicerecrutementpcgsn@phoenixcga.com
