Nous recherchons pour une ONG œuvrant dans le marketing social, un Assistant Administratif h/f. Vous aurez comme mission principale : l’accueil physique et téléphonique, la gestion des moyens généraux et aussi la coordination/gestion des déplacements des collaborateurs/la gestion de la caisse et des remises de chèques.
Profil du Candidat
Vos missions
Responsable de l’accueil physique et téléphonique :
- Accueillir et orienter les visiteurs du bâtiment dans le respect des règles sanitaires en vigueur
- Transfère les appels téléphoniques et assure le suivi des messages par courrier électronique aux personnes concernées
- Assure la gestion du registre du courrier entrant et sortant et s’assure que le chauffeur vérifie régulièrement la boîte postale.
- Point focal pour les services de messagerie
- Gestion des stocks de consommables de bureau
Responsable des moyens généraux du bureau :
- Supervise les opérations du bureau : achats de consommables (tels que définis avec son supérieur hiérarchique), papeterie, personnel technique/fournisseurs, en se concentrant sur les demandes individuelles de certification par son supérieur hiérarchique
- Assure l’entretien des locaux, des équipements, etc.
Responsable du bon déroulement des évènements organisés :
- Contrôler la liste des participants
- Coordination avec la femme de ménage, installation dans les chambres (eau, café, signalisation).
- Commande et reçoit la pause/déjeuner et tient à jour une liste de prestataires de services de confiance
Responsable de l’organisation des voyages pour l’équipe nationale et internationale (après transfert des demandes par l’Assistante de Direction pour l’équipe régionale) :
- Point focal de l’agence de voyages pour la réservation et l’achat de billets et de transferts
- Assure la validation N+1 (email formel ou document signé) avant toute commande
- Traite les factures (transferts, vols, hôtels) reçues d’une agence avant transmission à la Comptabilité
- Actualisation de la liste des hôtels de la sous-région en coopération avec les assistances administratives des différents pays
- Assure le respect administratif des documents de voyage et organise les démarches nécessaires (validation du passeport, visa, test COVID, etc.).
- En charge des demandes de visa et du processus de suivi continu
Centralise les demandes d’achats et renseigne les bons de commandes :
- Préparer le bon de commande pour validation
- Transfère le bon de commande validé au demandeur
S’assure du suivi et de la remise des chèques du fournisseur :
- tenue du registre et décharge du fournisseur
- alerte le fournisseur de la disponibilité du chèque
- Signaler les chèques non encaissés à la RAF
- Assure la traçabilité du décaissement du chèque (si le tireur n’est pas le bénéficiaire du chèque) ;
Tient les caisses du bureau (dépenses et encaissements) :
- Tenue des livres de caisse
- Liste quotidienne des caisses
- Sécuriser la trésorerie en suivant les procédures internes
- Préparation des dépôts bancaires (sous supervision du RAF)
Autres responsabilités
- Participer activement aux événements et activités organisés par l’entreprise
- Être responsable du matériel confié à l’exercice de ses responsabilités
- Signalez tous défauts ou détériorations constatés à votre responsable
- Tout autre travail à la demande de la direction, cette liste n’est pas exhaustive !
Profil et compétence
Formation et expérience
- Bac+2 minimum en gestion administrative
- 2 à 3 ans d’expérience minimum dans une fonction similaire
Compétences requises
- Parfaite maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, etc.)
- Au-delà des compétences, c’est votre personnalité qui fera la différence !
Aptitudes professionnelles souhaitées
- Fiabilité
- Facilité relationnelle
- Discrimination
- Mobilité
- organisation et rigidité
- initiative
- réactivité et autonomie
- résistance au stress
- un sens de l’écoute et de la communication
- La capacité de prioriser
- Adaptabilité
- La capacité de faire des prédictions
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : www.rmo-jobcenter.com.
Date limite : 30 Septembre 2023.
