Principales devoirs et responsabilités
Fournir des services de secrétariat
- Organiser l’accueil de visiteurs, ainsi que de nouveaux membres et non-membres du personnel.
- Il s’agit d’organiser et de participer à des réunions, de préparer les agendas, de prendre des notes et de rédiger les procès-verbaux des rencontres.
- Élaborer et préparer la correspondance habituelle, les notes internes et les rapports non essentiels (en français et en anglais).
- Au besoin, assurer la traduction de divers documents (correspondances, lettres, documents courts, présentations PowerPoint) en anglais ou en français.
- Tenir un registre des noms et coordonnées de tous les partenaires.
- Soutenir la communication avec les collaborateurs, les participants aux ateliers et autres.
- Mettre en place et maintenir régulièrement le système de triage.
Organiser les voyages en mission pour les spécialistes de programme en lien avec l’administration:
- Assister les voyageurs dans toutes les démarches nécessaires en lien avec leurs voyages. Cela inclus de manière non exhaustive : Etablir des plans de voyage, réservation des billets d’avion, visas, Security Clearance, d’hôtel, transferts, calcul des DSA, appui à la communication avec l’agence de voyage, etc.
- Informe et coopère avec les bureaux de l’UNESCO, les commissions nationales, les délégations permanentes, les agences des Nations Unies pour le bon déroulement des missions.
- Faire le suivi de la soumission des rapports et des claims de mission. Gestion de la clôture des missions en collaboration avec les spécialistes de programme.
Organiser les événements (ateliers, regroupements de formation, rencontres, etc.)
- Aider les voyageurs dans toutes les procédures nécessaires relatives à leurs déplacements. Cela comprend, sans s’y limiter : Élaborer des itinéraires de voyage, réserver des tickets d’avion, obtenir des visas, assurer la sécurité, réserver un hébergement, organiser les transferts, calculer les indemnités journalières et soutenir la communication avec l’agence de voyage, entre autres.
- Forme et collabore avec les bureaux de l’UNESCO, les commissions nationales, les délégations permanentes et les agences de l’ONU pour assurer la bonne réalisation des missions.
- Assurer le suivi de la présentation des rapports et des demandes de mission. Coordination de la finalisation des missions en coopération avec les experts en programme.
Apporter un appui pour les achats des biens et services:
- Garantir l’élaboration des bons de commande et des contrats, surveiller le statut des requêtes et conserver une relation privilégiée avec les fournisseurs.
- Aider à la constitution des dossiers pour les contrats de consultants, d’interprètes, de traducteurs et d’entreprises, en veillant à ce que les documents justificatifs soient complets et conformes aux exigences.
- Assurer un appui logistique aux consultants si nécessaire (visa, trajet, etc.).
- Assurer le suivi de l’exécution des contrats depuis leur lancement jusqu’à leur conclusion, et informer les membres du personnel concernés des échéances prochaines.
- Exécuter le traitement des requêtes et la surveillance des paiements. Contrôler la réalité des paiements et tenir informées les parties impliquées.
Maintenir l’intégrité financière de l’Unité Administrative et du bureau. Identifie des anomalies, erreurs, alerte AO et entreprend des opérations pour corriger les erreurs/omissions.
Maintien d’un dossier de connaissances et de mémoire institutionnelle sur les tâches effectuées.
Etudes secondaires, générales, techniques ou professionnelles complétées.
Expérience professionnelle
Un minimum de 5 années d’expérience dans le domaine des services administratifs ou dans un domaine équivalent, de préférence au sein d’une organisation internationale.
Compétences et attitudes
- Excellent sens de l’organisation et forte volonté d’obtenir des résultats.
- Capacités rédactionnelles démontrées.
- Capacité à assurer l’achèvement d’un travail de haute qualité dans les délais impartis.
- Capacité à travailler en équipe, dans un esprit de collégialité et de soutien mutuel.
- Capacité à travailler avec des personnes issues de milieux culturels différents.
- Flexibilité et adaptabilité, la charge de travail pouvant fluctuer.
- Excellente connaissance de la suite Microsoft Office et des systèmes de vidéoconférence, tels que Zoom et
- Microsoft Teams avec une aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.
- Excellentes compétences en matière de communication.
Exigences linguistiques
Excellente maitrise du français ou de l’anglais et bonne connaissance de l’autre langue.
Desirable qualifications
Education
Diplôme universitaire ou certification en administration des affaires est souhaité.
Expérience professionnelle
- Expérience au sein d’une agence des Nations Unies.
- Expérience dans la gestion administrative de projet.
Date limite : 19 Février 2025.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : careers.unesco.org.
