Fiche de poste – Assistant administratif du Projet 2NIBA.
Présentation de Baobab Institute
Actuellement, l’Institut Baobab pour la santé et le développement au Sénégal, basé à Ouagadougou, couvre la région de l’Afrique de l’Ouest et centrale et se concentre principalement sur les pays francophones qui coopèrent avec la région africaine.
Nous fournissons une plate-forme pour une plus grande implication des acteurs communautaires dans la conception, la mise en œuvre et la mesure de ces systèmes. Le Baobab Institute et ses fondateurs considèrent le rôle vital de la planification familiale comme un outil de développement essentiel pour protéger la dignité, garantir les droits de l’homme et des femmes et accélérer le développement économique et l’État-providence.
Projet 2NIBA
2NIBA est une réponse au plaidoyer lors de la réunion de la Communauté de pratique (CoP) de 2022 visant à aider les pays à accroître les services intégrés de planification familiale et postnatale (FPPP) en comblant les déficits de financement.
Ce fonds soutient donc les outils existants pour améliorer la santé maternelle et infantile dans la région francophone de l’Afrique de l’Ouest.
Dans le cadre de son partenariat avec la Fondation Bill & Melinda Gates, l’adoption du Baobab a inspiré les experts locaux déterminés à prendre des initiatives en matière de soins de santé auprès de la communauté. Ainsi, Baobab recrute une assistante administrative pour ce projet dans deux ans.
Intitulé du poste : Assistant Administratif
- Lieu d’affectation : Dakar, Sénégal
- Zones d’intervention : 9 pays francophones de l’Afrique de l’Ouest
- Superviseur hiérarchique direct : Directeur Administratif et Financier
- Postes supervisés : Technicien de surface
Objectif du poste : L’adjoint administratif sera responsable des opérations quotidiennes du bureau sous la supervision directe du gestionnaire des opérations et des finances et sous l’autorité du gestionnaire de programme. Collaborer avec le personnel de l’agence locale, en garantissant le respect efficace des politiques et procédures de gestion des performances et des obligations contractuelles envers les prestataires.
Principales fonctions
L’Assistant Administratif remplira les principales fonctions suivantes :
- Assurez-vous que le bureau est accueillant, accueillez les invités et assurez-vous que l’atmosphère est accueillante
- Assister votre gestionnaire dans l’approvisionnement compétitif de produits et services en négociant avec les fournisseurs pour garantir le respect des procédures ;
- Commander des fournitures de bureau et trouver des fournisseurs alternatifs pour garantir un excellent rapport qualité-prix ;
- maintient et met régulièrement à jour l’inventaire des fournitures et du matériel de bureau ;
tient à jour les petites factures de bureau et prépare des rapports mensuels ; - entretient l’équipement du personnel et veille à ce que l’équipement de terrain soit maintenu en bon état de fonctionnement ;
- Maintenir les systèmes de documentation d’entreprise cohérents avec le système de gestion documentaire du projet ;
- organiser et préparer le matériel de réunion nécessaire et distribuer les procès-verbaux des réunions ;
- Effectuer les arrangements de voyage et d’hôtel pour les employés et les partenaires ;
- prépare les demandes anticipées pour les missions sur le terrain et assure l’exactitude des notes de frais des missions sur le terrain en ce qui concerne les pièces justificatives soumises ;
- Enregistre les reçus des dépenses et les soumet au directeur financier pour examen ;
exerce des fonctions de bureau à Dakar, y compris les retraits bancaires, les dépôts et les paiements ;
des copies et des numérisations des états financiers hebdomadaires ; - Coordonner toutes les fonctions administratives et toutes autres tâches assignées par le superviseur direct, le directeur de projet ou le gestionnaire de projet principal.
Expériences et Qualifications requises
- est titulaire d’un diplôme en commerce, marketing, finance ou qualification équivalente ;
- Avoir trois à cinq années d’expérience professionnelle dans un poste similaire ;
- Une excellente connaissance de l’USAID ou d’autres mécanismes d’aide/organisation internationaux serait un atout.
Compétences
- Bonne maitrise des logiciels Word, Excel
- Excellentes compétences en matière de communication écrite et orale en français
- Aptitudes à travailler en équipe et sous pression, dans un contexte multiculturel et pluridisciplinaire
- Fortes capacités organisationnelles et relationnelles
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
- Bonne connaissance des politiques et procédures administratives et de passation de marchés de l’USAID est un atout
- Bonne moralité et conscience professionnelle aigüe
- Ponctualité et rigueur
- Posséder un permis de conduire sénégalais valide
- Parfaite maitrise du français et bonne capacité à communiquer en anglais serait un atout
- Expérience avec l’USAID et /ou d’autres projets financés par des bailleurs en Afrique de l’Ouest (souhaitable).
Les candidatures, composées d’une lettre de motivation et d’un CV (français ou anglais) accompagné de trois références professionnelles (nom, email et numéro de téléphone), doivent être envoyées par email à contact@baobabinstitute.org
Date limite de soumission : 13 décembre 2024.
NB : Les candidatures féminines sont encouragées
