Numéro de l’avis de vacance: 1919
- Secteur: BDT
- Département: Bureaux régionaux
- Pays du contrat: Sénégal
- Lieu d’affectation: Dakar
- Numéro de poste: TD25R/G5/935
- Grade: G5
- Type de contrat: Durée déterminée
- Durée du contrat: 2 ans avec possibilité de prolongation
- Type de publication: Externe
- Date limite de candidature (Minuit heure de Genève) 3 Mars 2025.
Contexte organisationnel
Sous la supervision du/de la représentant(e) de zone de l’UIT pour l’Afrique de l’Ouest, le/la titulaire fournit des services d’appui administratif au bureau de zone de l’UIT et veille à la bonne exécution des tâches administratives. Il/elle doit être capable de hiérarchiser les tâches et d’organiser le travail de manière indépendante, en tenant compte des instructions d’ordre général données par le supérieur hiérarchique.
Tâches et responsabilités
Le/la titulaire:
- Assure la réception et le tri des appels téléphoniques, répond à toutes les requêtes basiques et délègue les requêtes plus complexes aux employés appropriés.
- Recevoir, examiner, consigner et acheminer le courrier adressé au Bureau régional.
- Élabore et organise la correspondance quotidienne tout en répondant aux requêtes d’informations ; examine les lettres et autres documents préparés, proposant des ajustements en termes de format, style, orthographe et grammaire.
- Apporte son assistance pour l’organisation de réunions, de missions, de conférences internationales et d’autres événements; prend des dispositions concernant les installations et les équipements pour les réunions.
- Met à jour la liste des contacts, parmi lesquels des ministres, des membres de gouvernements, des régulateurs et des Membres de Secteur.
- Maintient les dossiers, systèmes référentiels et autres répertoires ou bases de données, qu’ils soient manuels ou informatiques.
Responsable de l’acquisition et de la maintenance journalière des matériels, équipements et fournitures du Bureau régional, tout en supervisant les contrats relatifs à ces éléments. - Constitue des paniers d’achat et réalise les actions requises dans le système SRM pour les acquisitions autorisées.
- Conçois et dépose les requêtes de voyage officiel au sein des systèmes tout en maintenant la communication avec le département des voyages au quartier général.
- Élaboration et mise à jour régulière de rapports statistiques et de projets pour le suivi des initiatives ; rassemblement de tous les documents, correspondances, notes et rapports requis, en fonction des besoins.
- S’occupe de toute autre mission associée qui pourrait lui être attribuée.
Compétences essentielles
- Application des connaissances spécialisées;
- Aptitude à communiquer efficacement;
- Formation et échange de connaissances;
- Engagement à l’égard de l’organisation;
- Approche axée sur les résultats; et,
- Esprit d’équipe et collaboration.
fonctionnelles
- Analyse, sûreté de jugement et aptitude à décider
- Souci du client et de la prestation de services
- Ouverture à l’innovation et au changement
- Aptitude à planifier et à organiser
Compétences techniques
- Connaissance pratique des méthodes de travail du BDT serait un avantage.
- Aptitude à travailler aussi bien de façon indépendante qu’en équipe, et à travailler sous pression.
- Capacité à établir et à entretenir de bonnes relations de travail avec des fonctionnaires à tous les niveaux.
Qualifications requises
Education
Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme.
Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à dix années d’expérience professionnelle pertinente, peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.
Expérience
Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine de l’emploi. (Un maximum de trois ans d’études dans le domaine de l’emploi et dans une école reconnue peut remplacer l’expérience requise, sur la base d’une année d’études pour une année d’expérience.).Une expérience de l’utilisation d’équipements informatiques pour les applications Microsoft Office (par exemple: Word, Excel, PowerPoint, ainsi que les applications Internet et les bases de données Access).
Langues :
Connaissance de l’une des six langues officielles de l’Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d’une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d’une troisième langue officielle serait un avantage.
Droits et prestations
Traitement annuel (net d’impôts): 11’798.- XOF – 17’702.- XOF sans personnes à charge.
Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l’UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.
Information sur le processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l’UIT carrières. L’évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien basé sur les compétences. L’UIT utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l’évaluation des candidats. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l’étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies. Les messages émanant d’adresses email différentes de celles de l’UIT – @itu.int – ne doivent en aucun cas être considérées. L’UIT ne facture aucun frais à aucun moment au cours du processus de recrutement.
