À propos de GFA Consulting Group :
Nous sommes l’une des principales sociétés de conseil allemandes travaillant dans le domaine de la coopération Développement international. À GFA Consulting Group, nous œuvrons sur les transitions afin d’améliorer la qualité de vie des individus à travers le monde, en mettant en œuvre nos services de conseil et des projets financés par des fonds bilatéraux et multilatéraux. Parmi nos clients, nous avons la Société allemande pour la coopération internationale (GIZ), la Banque de développement KfW, la Commission européenne, et bien d’autres encore. Depuis 1982, nous avons étendu nos activités dans plus de 130 pays et continuons à élargir notre portée qui englobe actuellement dix domaines techniques d’intervention.
Dans ce contexte, nous cherchons un(e) Office Manager dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet de la GIZ à Matam, visant à soutenir le développement du secteur privé dans la région.
Vos missions
Gestion de la comptabilité :
- Soutien au responsable d’équipe en termes de gestion financière (comptabilité générale du projet).
- Soutien dans la gestion des acquisitions sur la base d’un appel d’offres (sélection des fournisseurs, suivi des spécifications techniques, évaluation des offres, élaboration de tableaux comparatifs).Assistance au responsable d’équipe en matière de création et de gestion des dossiers administratifs.
- Administration de la caisse minorée
- Élaboration mensuelle du bulletin de la GFA et de l’énumération de suivi financier.
- Un système d’organisation des documents comptables du projet (versions papier et numériques) a été instauré.
- Mise en place et gestion de la liste d’inventaire.
- Supervision/appui en matière de préparation des notes de frais des experts du projet
- Vérification des factures et des fiches de présence du personnel.
Tâches administratives générales :
- Gestion des activités logistiques (coordination des mouvements, supervision de la consommation, gestion des véhicules, communication, suivi, surveillance, sécurité, etc.)
- Soutien logistique aux invités et experts venant de l’extérieur de Matam (hébergement, coûts de déplacement, transport)
- Administration du bureau du projet ; assistance de type secrétariat.
- Gestion de la documentation et établissement du système d’information pour le projet RH : enregistrement des congés et arrêts maladie, élaboration et production d’une synthèse ; charge de l’entretien des espaces de travail.
- Achat des matériaux et consommables nécessaires pour le bureau (dans le cadre de la ligne budgétaire correspondante)
- Appui à la gestion des transports et trajets pour le projet, gestion des chauffeurs, des voitures, contrôle du carnet de board etc.
- Gestion du calendrier du projet et de ses échéances
- Gestion de la correspondance et communication écrite et téléphonique entre les collègues du projet d’une part, et avec Hambourg d’autre part
- Organisation de réunions, séminaires, ateliers et formations
- Rédaction de comptes rendus, de notes de réunion et de notes de service
- Toutes autres tâches demandées par le superviseur
Votre profil
Formation :
- Diplôme de niveau Bac +5 minimum en Finance, Audit ou Contrôle de gestion
Expérience professionnelle :
- Minimum 5 ans d’expérience, dont au moins 2 ans dans un poste similaire, idéalement au sein d’organisations complexes ou à dimension multisites.
Compétences techniques :
- Excellente maîtrise des outils du Pack Office (notamment Excel et PowerPoint) ;
- Solide capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction de rapports financiers ;
- Connaissance approfondie des procédures budgétaires, de contrôle interne et de reporting.
Langues :
- Maîtrise parfaite du français écrit et oral ainsi que des langues locales ;
Qualités personnelles :
- Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans des délais serrés
- Intégrité, esprit d’équipe, sens des responsabilités et dynamisme ;
- Capacité à évoluer dans un environnement exigeant, en autonomie comme en collaboration.
