Activités principales
Gestion administrative & institutionnelle
- Rédaction et conservation de la correspondance officielle (lettres, rapports, reporting).
Manipulation des documents sensibles (accords, conventions) tout en respectant les procédures de sécurité.
Organisation événementielle et protocolaire
- Gestion logistique des événements officiels (réceptions, séminaires de collaboration, missions économiques).
Organisation des voyages officiels du Délégué général (visa, billets d’avion, réservations d’hôtel).
Mise en œuvre des règles de protocole (réception des dignitaires, disposition lors des cérémonies).
Communication et relations publiques
- Interface avec les partenaires :
- Institutions sénégalaises (gouvernement, ambassades et institutions sénégalaises des belges).
- Siège de Wallonie-Bruxelles International (WBI) à Bruxelles.
- Acteurs de la coopération (ONG, universités, entreprises).
- Gestion des appels, courriels et réseaux sociaux institutionnels.
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs (diplomates, partenaires, publics).
Soutien aux programmes de coopération
- Suivi administratif des conventions de financement et rapports d’activité.
Finances/comptabilité
- Gestion de la caisse opérationnelle
Suivi des comptes bancaires, contrôle des dépenses et gestion des chèques tirés.
Tenue de livres du poste
Reporting et encodage au siège.
Ressources humaines
- Préparation des bulletins de paie
Administration des paiements obligatoires (taxes, cotisations sociales, dépenses médicales)
Élaboration des documents sociaux
Logistique
- Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires
- Suivi de l’entretien du matériel et du mobilier
- Suivi des achats et des commandes
- Veille du matériel IT.
Profil
- Formation requise : au moins un Bac +3 en Assistanat de Direction, Relations Internationales ou Administration.
- Une formation en gestion de projets ou en protocole diplomatique est un avantage.
- Fournir une justification pour au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant de direction dans un cadre institutionnel, diplomatique ou de coopération (l’expérience en Afrique de l’Ouest est grandement appréciée).
- Expertise approfondie en Pack Office et outils de collaboration (SharePoint, Teams).
- Formez-vous sur des données jusqu’à octobre 2023.
- Un sens aigu du protocole et une discrétion totale (secret professionnel).
- Adaptabilité interculturelle et résilience dans le contexte africain.
- Capacité à collaborer et aisance dans les relations interpersonnelles.
- Assertivité et résilience face au stress
- Superbe présentation.
- Indépendance, aptitude à prendre des initiatives et compétence en gestion des situations d’urgence.
- Intégrité, minutie dans le suivi des échéances et des processus administratifs complexes.
Veuillez envoyer votre CV à ecoafrique@eco-afrique.com en précisant l’intitulé du poste.
