Missions du poste
L’assistant.e admin formation apporte un support à l’exécution des tâches ci-dessous :
- Elaborer les dossiers administratifs pour la formation.
- Mettre en œuvre les procédures conformément aux lois internationales (associées aux normes diplomatiques et aériennes).
- Coordonner les arrivées et les départs des participants et des facilitateurs (rédaction de lettres d’invitation, demandes de visa, gestion des billets d’avion),
- S’occuper des réservations d’hôtels et de l’organisation des transferts avec le fournisseur de transport,
- Transmettre les informations utiles aux bonnes personnes, notamment via le « Guide de bienvenue » (participants, collaborateurs MSF, fournisseurs).
- Contribuer à la mise en place opérationnelle d’événements internes (Atelier)
- Rassemblez et transmettez les réclamations concernant les bagages et/ou autres problèmes signalés par les participants et organisateurs.
- En soutien à la Responsable de formation, évaluer, anticiper et garantir les besoins en liquidités spécifiques.
- Contrôler et obtenir l’approbation de la Superviseure formation pour les notes de frais, les factures et les refacturations.
- Contribuer à la supervision du budget.
- Apporter un soutien à l’organisation logistique préalable aux sessions de formation : commande de repas, pauses café et cocktails, matériel, fournitures…
- Veiller à la bonne exécution des repas et au respect des horaires fixés.
- Contribuer à la mise en place opérationnelle d’événements internes (Atelier)
- Servir de point de contact pour les participants sur les questions d’ordre administratif et pratique,
- Réaliser les remboursements, accorder/payer les indemnités journalières,
- Être présent sur le site de formation pour faciliter les commodités.
- Collecter et faites remonter les litiges bagages et/ou autres des participants et facilitateurs.
- Rester informé des évolutions de son domaine d’activité et mettre à jour les documents administratifs
- Être force de proposition sur les différents projets de formations et contribuer à leur mise à jour.
Profil recherché
- Formation de niveau Bac + 2 ou équivalent en administration, logistique, ressources humaines.
- Acquérir une expertise sur les modalités d’entrée au Sénégal,
- Être expert en Word et Excel.
- Compétence en anglais et français.
Qualités requises
- Discipline, structuration, indépendance, grande faculté d’ajustement et de prévoyance.
- Bonnes relations interpersonnelles, orientation vers le service, collaboration en équipe.
- Excellente communication,
- Aptitudes à l’analyse et à la synthèse,
- Gestion des priorités et des situations d’urgence
Détails du poste
- Statut : CDD de 24 mois, Poste basé à Dakar, Sénégal.
- Conditions : Salaire : Niveau 6 de la grille de salaire de MSF Sénégal
- Date limite de dépôt de candidatures : 3 octobre 2025
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : www.msf.fr.
