Descriptif du poste
Localisation : Dakar, Sénégal – poste à pourvoir dès que possible
L’Assistant Admin RH et Paie est l’interface entre la Direction et le personnel de l’entreprise.
Sa mission se décompose en 2 volets:
Support administratif aux opérations
- Enregistrement et gestion des baux des agences, collecte des quittances
- Centralisation et vérification des dossiers d’assurance clients transmis par les agences
- Transmission des dossiers d’assurance aux assureurs et suivi des paiements, recouvrement le cas échéant
- Support à l’organisation de missions du personnel
Gestion des Moyens Généraux
- Collecte et analyse des besoins des agences et du bureau en matière de consommables, équipements IT ou mobilier de bureau
- Identification des fournisseurs, négociation des prix, recueil des factures normalisées
- Réalisation des achats et organisation du dispatch entre les agences
- Support aux besoins de réparations et maintenance au sein des agences
- Centralisation et gestion des factures différents fournisseurs : électricité, eau, internet & télécommunications
Gestion Administrative & RH du personnel
- Veiller à ce que les données des employés soient exhaustives et actualisées, remplir les informations personnelles des nouveaux employés sur la plateforme SIRH.
- Élaborer les contrats de travail, les conventions de stage et les modifications au contrat, tout en veillant à ce que ces derniers soient enregistrés auprès de l’autorité compétente du pays lorsqu’une telle formalité est nécessaire.
- Veiller à ce que les employés soient signalés aux organismes sociaux appropriés (gestion des recrutements et licenciements).
- Surveiller les échéances des périodes d’essai et des contrats pour diverses équipes, puis notifier les managers concernés concernant les renouvellements futurs.
- Surveiller les absences et les retards des employés, solliciter des justificatifs si nécessaire.
- Assurer le suivi du calendrier des congés de l’équipe.
- Rédiger tout courrier administratif ou juridique (avertissement, sanction disciplinaire, licenciement, attestation de congés, demande d’explication etc…)
- Réaliser une veille juridique et des recherches selon les besoins du département.
- Autres tâches RH selon les besoins du service.
Collaboration paie
- Communiquer ou valider les informations requises pour la préparation des salaires avec les comptables locaux (contrats de travail, jours d’absence à soustraire, jours de congé, etc.)
- Examiner les relevés de salaires et les fiches de paie fournies par les comptables, solliciter des rectifications si requis.
- Communiquer l’état du salaire finalisé au département financier pour le traitement des paiements.
- Traiter les questions et réclamations potentielles des employés concernant les sujets liés à la paie.
- Remettre les fiches de paie aux employés par le biais du SIRH.
- Surveiller l’élaboration des soldes de tout compte et fournir les documents requis lors du départ d’un collaborateur de l’entreprise.
Profil recherché
- BAC + 2 ou 3 en GRH, avec une première expérience réussie en Admin RH, gestion du personnel ou paie.
- Aisance sur les outils digitaux (notamment SIRH) et la suite Google (Sheet, Slide, Powerpoint) sont requises pour ce poste.
- Excellente communication écrite et orale en Français et bonnes qualités rédactionnelles
Qualités personnelles pour réussir dans ce poste
- Organisation et Discipline : Vous gérez efficacement votre temps de travail et hiérarchisez vos tâches afin d’éviter tout retard et de respecter les échéances administratives.
- Réactif : Vous êtes capable de répondre aux situations imprévues et de suggérer des solutions.
- Ingénieux : Vous appréciez optimiser vos procédures pour économiser du temps tout en préservant la qualité de votre travail.
Collaboration : Vous soutenez votre équipe et apportez de l’aide à vos collègues quand ils en requièrent. Générosité : Bien que l’argent soit essentiel, assister autrui vous procure une plus grande satisfaction. - Enthousiaste et passionné : Vous avez toujours l’ambition de dépasser vos objectifs.
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