Principales devoirs et responsabilités
Fournir des services de secrétariat
- Organiser l’accueil de visiteurs ainsi que de nouveaux membres et non-membres du personnel.
- Planifier et assister aux rencontres, élaborer les programmes, consigner les points clés et rédiger les résumés de réunion.
- Elaborer et organiser la correspondance courante, les notes internes et les rapports sans substance (en français comme en anglais).
- S’assurer de la traduction, si nécessaire, de divers documents (correspondances, lettres, documents courts, présentations PowerPoint) en anglais ou en français.
- Tenir à jour une liste de tous les partenaires avec leurs noms et coordonnées.
- Soutenir la communication avec les partenaires, les participants aux ateliers, et ainsi de suite.
- Mettre en place et maintenir à jour de manière régulière le système de classement.
- Assister les voyageurs dans toutes les démarches nécessaires en lien avec leurs voyages.
- Cela inclus de manière non exhaustive : Etablir des plans de voyage, réservation des billets d’avion, visas, Security Clearance, d’hôtel, transferts, calcul des DSA, appui à la communication avec l’agence de voyage, etc.
- Informe et coopère avec les bureaux de l’UNESCO, les commissions nationales, les délégations permanentes, les agences des Nations Unies pour le bon déroulement des missions.
- Faire le suivi de la soumission des rapports et des claims de mission. Gestion de la clôture des missions en collaboration avec les spécialistes de programme.
- Assister dans la préparation de documents et matériels techniques tels que les bulletins d’information, programmes, invitations, supports documentaires, gestion des éléments relatifs aux hôtels et contrats de fournisseurs.
- Gestion du soutien aux participants : réservation de financements, achat des tickets d’avion, aide à l’obtention de visas, identification et réservation de logements, transport depuis/vers l’aéroport, versement des indemnités journalières, etc.
- Lors d’un événement virtuel, assurez-vous de gérer les sessions en générant le lien d’invitation, en intégrant des interprètes dans la réunion, en soutenant les sessions par l’enregistrement, la réalisation de sondages, le partage de documents, etc.
- Élaborer les contrats, soutenir l’organisation logistique et superviser le déroulement de l’événement.
- Veiller à la préparation des bons de commande et contrats, surveiller le statut des requêtes et maintenir une relation privilégiée avec les fournisseurs.
- Assister dans la constitution des dossiers pour l’établissement des contrats de consultants, d’interprètes, de traducteurs et d’entreprises, en veillant à ce que les documents justificatifs soient exigés et complets.
- Apporter une assistance logistique aux consultants si nécessaire (visa, parcours, etc.).
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des contrats depuis leur initiation jusqu’à leur conclusion et informer les employés concernés des deadlines imminentes.
- Gérer les requêtes et le suivi des paiements.
- Contrôler la réalité des paiements et notifier les entités concernées.
- Assurer la solidité financière de l’Unité Administrative ainsi que du bureau.
- Détecte des irrégularités, erreurs, alerte AO et procède à des actions pour rectifier les fautes/omissions.
- Accountability (C)
- Communication (C)
- Innovation (C)
- Knowledge sharing and continuous improvement (C)
- Planning and organizing (C)
- Results focus (C)
- Teamwork (C)
- Excellent sens de l’organisation et forte volonté d’obtenir des résultats.
- Capacités rédactionnelles démontrées.
- Capacité à assurer l’achèvement d’un travail de haute qualité dans les délais impartis.
- Capacité à travailler en équipe, dans un esprit de collégialité et de soutien mutuel.
- Capacité à travailler avec des personnes issues de milieux culturels différents.
- Flexibilité et adaptabilité, la charge de travail pouvant fluctuer.
- Excellente connaissance de la suite Microsoft Office et des systèmes de vidéoconférence, tels que Zoom et Microsoft Teams avec une aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.
- Excellentes compétences en matière de communication.
- Expérience au sein d’une agence des Nations Unies.
- Expérience dans la gestion administrative de projet.