FAO recrute un Assistant administratif

Position hiérarchique

Sous la supervision générale du Coordonnateur Sous régional de la FAO et Représentant du bureau pays au Sénégal, et sous la supervision directe des Coordonnateurs Nationaux des projets de la FAO dans les deux bureaux, en étroite coopération avec le charge de l’administration de la FAO, et le responsable de la Logistique, les consultants de la FAO affectés aux Projets

Domaine de spécialisation

L’Assistant(e) administratif(ve) effectue une grande variété d’opérations administratives courantes et assure des fonctions d’appui administratif contribuant à la bonne marche de l’unité de travail et à la mise en œuvre des projets/Programmes

Tâches et responsabilités

• Recueillir, saisir, sélectionner et analyser des données à partir de diverses sources, dont les systèmes et bases de données de la FAO ; vérifier l’exactitude des documents de données ; effectuer les calculs nécessaires.
• Tenir les régies d’avances ; rapprocher les dépenses, balances, paiements, bilans et autres données ; aider à la préparation de rapports réguliers et spéciaux en préparant et en modifiant les données dans un format adapté selon les besoins ; contrôler les comptes des projets, des programmes et du bureau.
• Tenir des dossiers détaillés des estimations budgétaires, des obligations et des soldes disponibles ; enregistrer les sommes reçues et les décaissements (grands livres, livres de caisse, bons, etc.) ; effectuer les décaissements de la petite caisse et tenir les comptes.
• Préparer la correspondance administrative courante ; rédiger les versions préliminaires de la correspondance afin de vérifier les données, de répondre aux demandes et d’obtenir des informations additionnelles en matière de transactions et de questions financières, selon les besoins.
• Maintenir des registres d’inventaire locaux, avec la responsabilité que les actifs soient dûment inscrits, entretenus et protégés.
• Tenir à jour un système de classement des documents administratifs et financiers.
• Assurer la liaison avec les banques locales et les institutions financières afin de se tenir à jour des informations financières et règlementaires (taux d’échange et d’intérêt, règles et procédures, suivi des comptes bancaires, etc.).
• Porter assistance à la gestion du personnel et de l’équipement.
• S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.

Les candidatures seront examinées en regard des critères suivants:

Conditions minimales à remplir

• Formation en finance, gestion ou comptabilité (BAC + 2 ans).
• Trois années d’expérience dans un poste d’assistante administrative.
• Connaissance courante du français (niveau C) et connaissance moyenne de l’anglais (niveau B).
• Nationalité sénégalaise

Compétences de base exigées par la FAO

• Concentrez-vous sur les résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Compétences en communication
• Construire des relations constructives
• Partage de connaissances et amélioration continue

Aptitudes techniques/fonctionnelles

• Excellente connaissance des systèmes d’information financière informatisés, des voyages, des ressources humaines et des procédures et politiques administratives
• Excellente connaissance des normes de communication et de documentation.
• Bonne connaissance de la structure de l’organisation.

Critères de sélection

• Excellente connaissance des applications MS Office, d’Internet et des équipements de bureau.
• Capacité à utiliser un logiciel de comptabilité et d’autres systèmes d’information et bases de données pour saisir des données, effectuer des requêtes, collecter et définir des rapports et des analyses ad hoc, et formater les résultats dans un format personnalisé.

Date limite 29 Février 2024.