La mission de l’Agent Administratif est de s’assurer que la documentation des navires et des équipages est conforme à la législation en vigueur.
Vous êtes responsable de prendre les actions nécessaires à la gestion de la documentation :
- collecter et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif de la Société ;
- Enregistrer et codifier divers documents administratifs (agréments, autorisations, assurances, certificats, etc.) des navires et des équipages dans la base de données ;
- collecter et enregistrer des informations relatives aux membres d’équipage dans la base de données ;
- publier et diffuser des alertes afin que les documents et certificats soient renouvelés avant les dates d’expiration ;
- Prépare et diffuse des rapports hebdomadaires sur les échéances à venir aux différents gestionnaires en temps opportun pour le renouvellement des documents et des certificats avant la date d’expiration ;
- Préparer des rapports et des présentations avec des données statistiques comme indiqué ;
- Assurer le suivi du renouvellement des documents et attestations auprès des différents gestionnaires et/ou administrations pour éviter toute perturbation documentaire ;
- Effectuer le suivi auprès des responsables du renouvellement des différents documents ;
- saisir, mettre à jour et vérifier les données, mettre à jour les documents ;
- numériser, classer et stocker des documents ;
- Maintenance et maintenance de divers fichiers et registres et gestion de l’administration des bases de données.
Profil recherché
- Diplôme en Gestion ou Administration (Bac +3) Licence ou équivalent
- 2-3 ans d’expérience dans le même poste
Connaissance de la documentation maritime nationale et internationale
- Organisé, systématique, rigoureux, méthodique, minutieux, autonome, bonne communication, rapidité d’exécution, fiabilité, capacité d’analyse, esprit de synthèse, dynamisme,
- sens des priorités et de l’écoute, proactivité et facilité d’adaptation, discernement
- Maîtrise du français et de l’anglais : lire, parler, écrire.
- Bonne commande pour le pack bureautique Windows : Word, Excel, PowerPoint.
Veuillez envoyer votre CV à l’adresse contact@rh-solutions.sn
