Contexte du poste / positionnement du poste
C’est un rôle clé et de haut rang qui requiert une solide capacité de leadership, d’analyse et de prise de décision. L’Assistant(e) au Directeur des Opérations joue un rôle crucial d’intermédiaire entre la direction des opérations, les responsables opérationnels et les équipes sur le terrain. Il/elle doit être en mesure de passer d’une perspective stratégique générale à l’assistance tangible des opérations.
Le poste nécessite aussi une grande compétence en représentation, influence et négociation, ainsi qu’une présence significative en cas de crise ou d’urgence.
Intitulé du poste : Adjoint(e) au Directeur des Opérations
Département : Opérations
Lieu d’affectation : Siège / Bureau opérationnel/ Dakar
Liens fonctionnels et hiérarchiques
Lien hiérarchique : Il/Elle rend compte au Directeur des Opérations.
Protection des bénéficiaires et des membres de la communauté
Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.
Mission principale
Appui à la stratégie opérationnelle : Contribuer à la définition, à la mise en œuvre et au suivi de la stratégie opérationnelle de ALIMA.
Pilotage de la performance : Appuyer le Directeur des Opérations dans le pilotage du portefeuille opérationnel via une veille continue de la performance des missions.
Pilotage de projets stratégiques transversaux : Piloter les projets stratégiques transversaux confiés par le Directeur des opérations.
Continuité de la direction des opérations : Assurer la continuité de la direction lors des absences du Directeur des opérations.
Responsabilités et tâches spécifiques
Axe 1 : Appui à la stratégie opérationnelle
Contribuer activement à l’élaboration et à la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle ALIMA.
Contribuer à l’analyse des contextes humanitaires, politiques, sécuritaires et sanitaires en facilitant une lecture transversale des enjeux et de leurs impacts sur les opérations.
Accompagner les responsables programmes dans l’identification des besoins humanitaires prioritaires et des opportunités d’intervention.
Préparer les analyses et recommandations nécessaires aux arbitrages relatifs à l’ouverture, à l’évolution, à la suspension ou à la fermeture des programmes.
S’assurer de la cohérence des opérations avec les orientations stratégiques d’ALIMA en lien avec le directeur des opérations.
Proposer des évolutions de la stratégie opérationnelle au regard de l’évolution des contextes, des nouvelles crises et les réponses d’urgence.
Contribuer aux exercices de bilan, de capitalisation et d’analyse de la performance globale du portefeuille opérationnel.
Axe 2 : Pilotage de la performance opérationnelle
Assurer, aux côtés du Directeur des opérations, un suivi continu de la performance opérationnelle des missions et accompagner les Responsables Programmes dans le pilotage de leur portefeuille.
Assurer une veille continue de la performance des missions au travers du suivi des SITREP, des plans d’action, des revues périodiques et des principaux indicateurs opérationnels.
Analyser régulièrement les principaux indicateurs opérationnels, médicaux, financiers, RH et sécuritaires afin d’apporter les ajustements nécessaires.
Identifier les écarts entre les objectifs fixés et les résultats obtenus, anticiper les risques opérationnels et proposer les ajustements nécessaires.
Accompagner les Responsables Programmes dans l’analyse de la performance de leur portefeuille et le suivi des actions correctives.
Faciliter la résolution des problèmes opérationnels complexes en mobilisant les parties prenantes.
Assurer la mise à jour régulière du tableau de bord des opérations ALIMA.
Promouvoir une culture de suivi de la performance, d’amélioration continue et d’apprentissage.
Axe 3 : Pilotage des projets stratégiques et transversaux
Piloter les projets stratégiques transversaux confiés par le Directeur des opérations.
Définir, en lien avec les parties prenantes, la gouvernance, la feuille de route et les modalités de mise en œuvre des projets.
Coordonner les Responsables Programmes et les départements concernés afin d’assurer une mise en œuvre cohérente des projets.
Assurer le suivi de l’avancement des projets, identifier les risques, proposer les arbitrages nécessaires et mettre en œuvre les actions correctives.
Garantir l’atteinte des objectifs, des livrables et des échéances des projets.
Assurer un reporting régulier auprès du Directeur des opérations.
Capitaliser les enseignements tirés des projets et favoriser leur diffusion au sein des opérations.
Participer, lorsque nécessaire, aux groupes de travail, task forces et initiatives stratégiques internes ou externes.
Axe 4 : Continuité de la direction des opérations et management par délégation
Assurer, par délégation, la continuité du pilotage de la Direction des opérations lors des absences du Directeur des opérations.
Représenter la Direction des opérations auprès des instances internes et externes lorsque mandaté.
Assurer le management des Responsables Programmes et des équipes opérationnelles pendant les périodes de délégation.
Garantir la continuité des décisions opérationnelles et des arbitrages nécessaires.
Veiller à une coordination efficace entre les Responsables Programmes, les départements techniques et les autres parties prenantes.
Participer aux réunions et instances de gouvernance opérationnelle.
Favoriser un environnement de travail fondé sur la collaboration, la responsabilité et l’intelligence collective.
Accompagner les Responsables Programmes dans leur prise de décision lorsque cela est nécessaire.
Axe 5 : Gestion des risques et sécurité
Travailler étroitement avec les départements médical, logistique, RH, finance, approvisionnement, communication et plaidoyer.
Faciliter la collaboration entre le siège et les équipes de terrain.
Contribuer aux arbitrages entre priorités opérationnelles et ressources disponibles.
Participer aux réunions et instances de gouvernance opérationnelle.
Assurer une circulation efficace de l’information stratégique.
Responsabilités spécifiques en situation d’urgence
En cas de crise majeure, l’Adjoint(e) au Directeur des Opérations peut être amené(e) à :
Participer à l’analyse rapide des besoins ;
Contribuer à la décision d’intervention ;
Coordonner la mobilisation des ressources humaines, financières et matérielles ;
Appuyer la mise en place d’une réponse d’urgence ;
Suivre l’évolution du contexte et adapter la stratégie ;
Participer à la gestion des incidents critiques ;
Assurer le lien entre le terrain et les instances décisionnelles du siège.
Ce profil de poste pourra être modifié, en fonction de l’évolution du travail.
Relations fonctionnelles
Relations internes :
Directeur des Opérations
Responsables de programmes
Référent sécu
Responsables médicaux opérationnels
Responsables de projets spécifiques
Coordinateurs taskforces
Responsable département logistique
Responsable service médical
Responsable recherche
Chargée de support aux opérations
Relations externes :
Autorités nationales et locales
Organisations humanitaires
Partenaires opérationnels
Institutions internationales
Réseaux et plateformes humanitaires
Indicateurs de performance
La performance du poste pourra notamment être appréciée à travers :
La qualité et la pertinence du portefeuille opérationnel ;
L’atteinte des objectifs stratégiques ;
La qualité du pilotage des missions et programmes ;
La bonne implémentation des projets spécifiques ;
L’atteinte des indicateurs des projets pilotes ;
L’effectivité de la mise en œuvre des sujets transversaux ;
La mise à jour et la maîtrise du tableau de bord des opérations ;
La capacité à anticiper et gérer les risques ;
La qualité des décisions opérationnelles ;
La qualité de la collaboration entre les départements ;
La capacité à assurer une réponse rapide et adaptée aux crises ;
La contribution à l’apprentissage et à l’amélioration continue des opérations.
Principes et valeurs
L’Adjoint(e) au Directeur des Opérations adhère pleinement aux principes et valeurs de la charte ALIMA, notamment :
Les opérations centrées sur le patient ;
L’indépendance ;
L’impartialité ;
La neutralité ;
L’éthique médicale ;
La responsabilité envers les patients et les communautés ;
Le respect de la dignité humaine ;
La responsabilité et la transparence.
Expériences & Compétences
Formation et Diplômes
Formation supérieure (Master ou doctorat), en santé publique, gestion, management humanitaire, médecine ou tout autre domaine pertinent.
Une formation complémentaire en gestion humanitaire, management ou leadership constitue un atout.
Expérience requise :
Expérience confirmée de pilotage de programmes complexes et multisites au niveau siège.
Expérience de terrain au sein d’une organisation humanitaire internationale fortement souhaitée.
Expérience du pilotage transversal de projets stratégiques impliquant plusieurs acteurs ou plusieurs programmes.
Expérience en management d’équipes multiculturelles.
Expérience dans l’analyse stratégique et la prise de décision dans des environnements complexes.
Expérience de gestion de situations de crise et de risques sécuritaires.
Expérience dans l’animation de réseaux ou d’équipes fonctionnelles sans lien hiérarchique direct.
Compétences techniques
Une excellente capacité d’analyse stratégique ;
Une bonne compréhension des opérations humanitaires ;
Une capacité à prendre des décisions dans des environnements incertains ;
De solides compétences en gestion de programmes ;
Une bonne maîtrise de la gestion des risques ;
Des capacités confirmées de planification et de priorisation ;
Une bonne compréhension des enjeux médicaux et humanitaires ;
Une capacité à analyser des données opérationnelles et financières ;
D’excellentes compétences en communication orale et écrite ;
Une bonne maîtrise des outils informatiques et des systèmes de reporting.
Compétences managériales et comportementales
Leadership stratégique
Prise de décision
Capacité d’influence
Gestion du changement
Résilience et gestion du stress
Capacité à travailler dans l’incertitude
Communication interculturelle
Écoute et diplomatie
Capacité de négociation
Esprit de collaboration
Orientation résultats
Sens éthique et humanitaire
Capacité à gérer des priorités concurrentes
Langues
Français & Anglais : Courant
Conditions
Durée et type de contrat : CDI de droit sénégalais, poste basé à Dakar
Prise de poste : ASAP
Salaire : Selon grille salariale ALIMA
2,75 Jours de congés payés par Mois ;
Couverture santé complémentaire, prises en charge par ALIMA pour l’employé et ses ayants droit;
Pour postuler à cette offre d’emploi, veuillez cliquer sur le lien suivant : alliance.alima.ngo.
